Jak uporać się z niekończącą się checklistą?

Pękająca w szwach skrzynka mailowa, spotkania jedno po drugim, grafik wypełniony po brzegi – to nierzadki scenariusz, który na co dzień jest udziałem wielu z nas. Dodatkowo jeszcze piętrzącą się listę zawodowych obowiązków trzeba jakoś pogodzić z życiem rodzinnym, odpoczynkiem i czasem dla przyjaciół. Tylko czy jest to w ogóle możliwe? Żyjemy coraz szybciej i intensywniej. Chcąc sprostać wszystkiemu, co mamy do zrobienia popadamy w pułapkę chronicznej produktywności i zmęczenia. Tymczasem nasz czas i uwaga mają swoje granice i niezależnie od tego, z jakich technik zwiększających efektywność będziemy korzystać oraz jak długo i ciężko będziemy pracować, nie zawsze będziemy w stanie sprostać wszystkim wymaganiom. Co zatem robić, kiedy wydaje się, że nasza checklista nie ma końca?

Po pierwsze: ustal priorytety

Stojąc w obliczu niemożliwej do spełnienia liczby obowiązków, jednym z pierwszych działań, jakie warto podjąć, jest spokojna i obiektywna ocena ważności naszych działań. Które zadania są kluczowe i muszą zostać zrobione, a które może poczekać? Co nam zajmie więcej czasu, a z czym uporamy się w 10 minut? Solidne uporządkowanie checklisty i zaplanowanie naszej pracy pozwoli nie tylko zaoszczędzić wiele czasu, ale również pracować mądrzej a nie ciężej.

Po drugie: tnij taski

O ile ustalenie priorytetów jest konieczne – nie zawsze wystarczy. W natłoku zadań mniej istotne sprawy nieustannie są bowiem odkładane „na jutro” i w rezultacie zwykle pozostają nigdy nie załatwione. Czy jest na to sposób? Jedną ze strategii jest skupienie się tylko na tym, co jest dla nas w danym momencie najważniejsze z punktu widzenia osobistych i zawodowych celów i odpuszczenie tych działań, które nas do nich nie zbliżają. Wyznaczenie sobie obszarów, które mają największe znaczenie, sprawi, że z części projektów, łatwiej będzie zrezygnować.

Po trzecie: pożegnaj się z perfekcjonizmem

Nie ma oczywiście nic dziwnego w tym, że chcemy, aby nasze zadania były wykonane jak najlepiej. Nieustanne dążenie do perfekcji sprawia, że każda czynność trwa dłużej i kosztuje nas więcej pracy. To z kolei oznacza, że na inne działania nie starcza już czasu. Zanim więc spędzimy kolejne pół godziny na dopieszczaniu mało istotnych detali w raporcie, zastanówmy się, czy rzeczywiście jest to potrzebne. Nie wszystko w końcu musi być zrealizowane na 110 procent. Zwykle wystarczy, że jest zrobione wystarczająco dobrze.

Po czwarte: oddaj część swoich zadań innym

Warto również przyjrzeć się bliżej, czy rzeczywiście wszystkie punkty na niej musimy wykonać samodzielnie. Często mamy tendencję do brania na siebie obowiązków, które z powodzeniem można oddelegować komuś innemu. Przedsiębiorcy i project managerowie korzystający z ICP mają ułatwione zadanie. Wystarczy, że skorzystają z opcji przypisywania tasków i rozdzielą je między członków swojego zespołu. W przypadku pracownika pomocne może okazać się z kolei sprawdzenie, czy przypadkiem nie wykonuje pracy… za innych.

Po piąte: mów „nie”

Jeśli weźmiemy na siebie za dużo to nie pomoże nawet najlepsza organizacyjna strategia. I tu dochodzimy do kolejnego kluczowego elementu, który pozwoli nie utonąć w nadmiarze pracy – odmawiania. Jeśli przyjęcie kolejnego zadania lub zlecenia spowoduje, że polegniemy w walce z taskami, nie wahajmy się w przemyślany, grzeczny i dyplomatyczny sposób powiedzieć „nie”. Nawet, jeśli miałoby to dotyczyć klienta lub szefa.Zbyt duża liczba obowiązków to nic przyjemnego. Dobra organizacja jest niezbędna do tego, aby stawić im czoło, ale nie zawsze wystarczy. Czasem po prostu, aby odnaleźć równowagę, trzeba z czegoś zrezygnować, pozwolić na to, aby część naszych zadań wykonał ktoś inny lub zacząć odmawiać. Jedno jest pewne – bez chwil resetu niewiele zdziałamy. Dlatego odpoczynek powinien zająć stałe miejsce na naszej checkliście.