VOX Meble – pełna kontrola nad realizacją, czasem i komunikacją w projektach

Wyzwania

Zespół VOX Meble realizował wiele projektów równolegle – od koncepcji produktowych po działania marketingowe i wdrożeniowe. Brakowało jednak jednego narzędzia, które pozwoliłoby skutecznie połączyć pracę projektową, analizę czasu i raportowanie postępów.
Różne działy korzystały z własnych plików i komunikatorów, co utrudniało spójność danych i powodowało trudności w analizie efektywności. Zespół nie miał pełnego wglądu w to, ile czasu faktycznie zajmują poszczególne zadania i projekty.

W efekcie:

• brakowało precyzyjnych danych o czasochłonności prac,
• komunikacja była rozproszona i czasochłonna,
• zarządzanie priorytetami między działami wymagało wielu spotkań i dodatkowych ustaleń.

‍

Decyzja zakupowa i obiekcje

Zarząd VOX Meble poszukiwał rozwiązania, które umożliwiłoby standaryzację procesów projektowych oraz mierzenie czasu pracy w sposób przejrzysty i wiarygodny.
Pierwszym wyzwaniem była obawa, że wdrożenie nowego systemu może spotkać się z oporem ze strony zespołu – szczególnie wśród osób przyzwyczajonych do dotychczasowych narzędzi i sposobu pracy.

Podczas indywidualnej prezentacji IC Project przedstawiliśmy, jak system pozwala na naturalne odwzorowanie procesów VOX, bez skomplikowanej konfiguracji i zbędnej biurokracji. Połączenie prostoty interfejsu z możliwością dokładnego raportowania przekonało zespół do przeprowadzenia pilotażu, który szybko wykazał realne korzyści.

‍

Proces wdrożenia

Wdrożenie IC Project w VOX Meble zostało zrealizowane w modelu zdalnym z dedykowanym opiekunem po stronie naszego zespołu. Pierwszym krokiem była szczegółowa analiza dotychczasowego sposobu planowania i raportowania, a następnie konfiguracja modułów projektowych i ewidencji czasu pracy.

Zespół IC Project przeprowadził szkolenie w formie praktycznych warsztatów – krok po kroku pokazując, jak rejestrować czas pracy, planować projekty i wykorzystywać raporty do analizy efektywności.
Po kilku tygodniach od startu firma w pełni przeszła na nowy system pracy, a opiekun wdrożenia wspierał zespół w bieżących pytaniach i optymalizacji widoków projektowych.

‍

Rozwiązania

Implementacja IC Project objęła kilka kluczowych obszarów działalności VOX Meble:

• Precyzyjne zarządzanie projektami
  Każdy projekt został uporządkowany w strukturze etapów, tablic i zadań. Zespoły zyskały przejrzystość działań, a menedżerowie – wgląd w postęp i obciążenie pracowników.
• Pomiar i analiza czasu pracy
  Dzięki funkcji raportowania czasu VOX uzyskał pełną wiedzę o tym, ile czasu zajmuje realizacja konkretnych projektów i etapów. To pozwoliło lepiej planować zasoby i terminy przyszłych zadań.
• Usprawniona komunikacja i przepływ informacji
  Komentarze, pliki i ustalenia są dostępne w jednym miejscu, w kontekście konkretnych projektów. Zespół nie traci już czasu na szukanie informacji w mailach czy czatach.
• Automatyzacje i harmonogramy Gantta
  Procesy powtarzalne zostały częściowo zautomatyzowane, a menedżerowie wykorzystują wykres Gantta do śledzenia terminów i identyfikowania potencjalnych opóźnień.

Cele wdrożenia:

• Uporządkowanie projektów i przepływu pracy między działami,
• Wprowadzenie pomiaru czasu pracy i analizy kosztów projektowych,
• Skrócenie czasu reakcji i komunikacji w projektach,
• Usprawnienie planowania zasobów w perspektywie długoterminowej.

‍

Wyniki

Dzięki wdrożeniu IC Project firma VOX Meble zyskała pełną przejrzystość procesów projektowych i dokładne dane o czasie poświęcanym na realizację poszczególnych działań.
Wspólna przestrzeń pracy pozwoliła skrócić czas komunikacji między działami, a raporty czasu pracy stały się podstawą do lepszego planowania i rozliczania projektów.

Najważniejsze osiągnięcia:

• 4× dokładniejsza analiza czasochłonności prac,
• 35% szybsza wymiana informacji w projektach,
• 100% wiedzy o czasie poświęconym na każdy projekt.

‍

Kluczowe wnioski

Wdrożenie IC Project w VOX Meble uporządkowało sposób pracy i umożliwiło pełną kontrolę nad czasem oraz komunikacją w projektach. Firma przeszła z rozproszonych arkuszy i e-maili na jedno zintegrowane środowisko, które realnie wspiera codzienne działania zespołów.

‍
Zespół zauważył większą efektywność i precyzję planowania – dziś każdy projekt ma jasny przebieg, a decyzje są podejmowane na podstawie danych, a nie intuicji.

‍