Lech Poznań – każdy projekt pod pełną kontrolą i bez opóźnień

Wyzwania

Lech Poznań to organizacja, w której każdego dnia realizowanych jest wiele inicjatyw – od kampanii marketingowych i akcji promocyjnych po działania wizerunkowe i projekty związane z wydarzeniami klubowymi.
Przy tak dużej liczbie projektów brakowało jednego, centralnego miejsca do planowania, kontroli i komunikacji. Informacje były rozproszone w mailach, arkuszach i rozmowach, co utrudniało zachowanie terminowości i bieżącego wglądu w postęp prac.

Najważniejsze wyzwania:

• brak centralnego systemu do zarządzania projektami i zadaniami,
• trudność w planowaniu harmonogramów i kontroli terminów,
• ograniczona widoczność tego, co dzieje się w poszczególnych projektach.

‍

Decyzja zakupowa i obiekcje

Zespół Lecha Poznań potrzebował rozwiązania, które pozwoliłoby uporządkować procesy projektowe, przyspieszyć planowanie i zapewnić pełną przejrzystość działań.
Początkowe wątpliwości dotyczyły tego, czy system do zarządzania projektami odnajdzie się w realiach dużego klubu sportowego, gdzie tempo pracy i liczba inicjatyw są wyjątkowo wysokie.

Podczas indywidualnej prezentacji IC Project zespół zobaczył, że system jest elastyczny i prosty w obsłudze, a jednocześnie daje pełną kontrolę nad terminami, obciążeniem zespołu i komunikacją. To przekonało klub, że wdrożenie pozwoli nie tylko uporządkować codzienną pracę, ale też zwiększyć efektywność planowania i realizacji projektów.

‍

Proces wdrożenia

Wdrożenie IC Project przebiegło sprawnie i z pełnym wsparciem naszego zespołu. Na początku skupiono się na analizie obecnego sposobu pracy i zidentyfikowaniu najważniejszych potrzeb organizacyjnych klubu.
Następnie przygotowano konfigurację systemu dopasowaną do charakteru projektów prowadzonych przez Lecha Poznań – z jasno określonymi etapami, harmonogramami i strukturą zadań.

Szkolenie odbyło się w formule warsztatowej, co pozwoliło uczestnikom w praktyce poznać możliwości programu. W krótkim czasie zespół przeszedł na nowy sposób pracy – uporządkowany, przejrzysty i pozbawiony chaosu komunikacyjnego.

‍

Rozwiązania

Implementacja IC Project w Lechu Poznań objęła najważniejsze aspekty organizacji projektowej:

• Planowanie i kontrola projektów
  Wszystkie projekty i kampanie zostały przeniesione do jednego miejsca. Widoki Gantta i tablice Kanban umożliwiają szybkie tworzenie harmonogramów oraz bieżące monitorowanie postępów.
• Pełna przejrzystość działań
  Menedżerowie mają stały wgląd w statusy zadań, a każdy członek zespołu wie, co jest do zrobienia i w jakim terminie. Eliminuje to ryzyko nieporozumień i utraty kluczowych informacji.
• Efektywna komunikacja w projektach
  Wszystkie komentarze, pliki i ustalenia znajdują się bezpośrednio w kontekście projektów. Zespół nie musi już tracić czasu na wymianę maili i szukanie informacji w różnych kanałach.
• Monitorowanie obłożenia i postępów
  IC Project pozwala na bieżąco śledzić, kto jest najbardziej zaangażowany w dane projekty, a kto ma wolne moce przerobowe. Dzięki temu planowanie kampanii i działań operacyjnych stało się znacznie prostsze.

Cele wdrożenia:

• uporządkowanie pracy projektowej w organizacji,
• skrócenie czasu planowania harmonogramów,
• zwiększenie przejrzystości i kontroli nad realizacją,
• poprawa komunikacji i ograniczenie liczby opóźnień.

‍

Wyniki

Po wdrożeniu IC Project Lech Poznań uporządkował proces zarządzania projektami i znacząco przyspieszył planowanie działań. System stał się centrum pracy projektowej klubu, zapewniając pełną widoczność i kontrolę nad realizacją.

Najważniejsze osiągnięcia:

• 24% mniej opóźnionych terminów pracy zadaniowej,
• 4× szybsze budowanie harmonogramu projektów,
• 100% wiedzy o tym, co dzieje się w każdym projekcie.

‍

Kluczowe wnioski

IC Project pomógł Lechowi Poznań zyskać pełną kontrolę nad projektami i usprawnić komunikację w zespole. Planowanie, nadzór i egzekucja działań stały się szybsze, prostsze i bardziej przewidywalne.
Dzięki przejrzystym harmonogramom i wspólnemu środowisku pracy klub może skuteczniej realizować kolejne projekty marketingowe i organizacyjne.

‍