Jak Wodociągi Leszczyńskie zwiększyły efektywność prowadzonych projektów?

Wyzwania

Wodociągi Leszczyńskie realizują wiele projektów inwestycyjnych i modernizacyjnych, które wymagają ścisłej koordynacji między działami technicznymi, planowania, wykonawstwa i administracji.
Dotychczasowa organizacja pracy opierała się na kilku niezależnych narzędziach i wymianie informacji za pomocą maili oraz spotkań. Taki model utrudniał utrzymanie spójnego obrazu projektów i szybką reakcję na zmiany w harmonogramach.

Zespoły pracujące w terenie, biurze i administracji często potrzebowały tych samych danych w różnych momentach. Brakowało centralnego systemu, w którym można by równocześnie planować, aktualizować i analizować postęp realizowanych inwestycji.

‍

Decyzja zakupowa i obiekcje

Zarząd spółki poszukiwał rozwiązania, które usprawniłoby współpracę pomiędzy działami i zapewniło bieżący nadzór nad projektami inwestycyjnymi. Ważnym warunkiem była prostota obsługi – narzędzie miało być użyteczne zarówno dla kadry biurowej, jak i dla osób nadzorujących prace terenowe.

Podczas prezentacji IC Project zespół zobaczył, że system można w pełni dopasować do struktury projektów infrastrukturalnych – od planowania przetargów i harmonogramów prac po raportowanie postępów i archiwizację dokumentacji. Prostota interfejsu i możliwość dostępu z dowolnego miejsca okazały się kluczowe w podjęciu decyzji.

‍

Proces wdrożenia

Wdrożenie rozpoczęto od analizy aktualnych metod planowania i raportowania inwestycji. Wspólnie z zespołem Wodociągów Leszczyńskich zdefiniowano strukturę projektów, która odzwierciedlała rzeczywisty cykl realizacji – od koncepcji i planowania po odbiór techniczny.

Po konfiguracji systemu przeprowadzono krótkie warsztaty z zespołami odpowiedzialnymi za inwestycje i utrzymanie infrastruktury. Wdrożenie przebiegło płynnie, a użytkownicy szybko przyzwyczaili się do pracy w jednym środowisku. Już po kilku tygodniach zauważono, że planowanie i wymiana informacji przebiegają szybciej i z większą precyzją.

‍

Rozwiązania

IC Project stał się centralnym punktem zarządzania projektami inwestycyjnymi w spółce.
Wszystkie projekty – od małych modernizacji po duże inwestycje infrastrukturalne – zostały odwzorowane w systemie, co umożliwiło pełną kontrolę nad terminami, dokumentacją i postępem prac.

Harmonogramy Gantta pozwalają na bieżąco śledzić zależności między etapami i reagować na opóźnienia. Dzięki wspólnemu środowisku komunikacyjnemu dział techniczny, inwestycyjny i administracyjny pracują teraz na tych samych danych.

IC Project usprawnił również proces raportowania. Menedżerowie mogą natychmiast zobaczyć status każdego projektu, a automatyczne powiadomienia informują o zbliżających się terminach lub zmianach w planie. Zespół nie musi już wymieniać dziesiątek maili – wystarczy otworzyć projekt, by wiedzieć, co się dzieje.

‍

Wyniki

Po wdrożeniu IC Project Wodociągi Leszczyńskie zyskały pełną przejrzystość w planowaniu i realizacji projektów inwestycyjnych. Dzięki scentralizowanej komunikacji i wspólnym harmonogramom zespoły pracują szybciej i skuteczniej.

Najważniejsze osiągnięcia:

• 33% szybsze planowanie projektów inwestycyjnych
• 3× lepsza komunikacja między różnymi działami
• 18% lepsza terminowość prowadzonych projektów

‍

Kluczowe wnioski

IC Project pozwolił spółce połączyć wszystkie etapy inwestycji w jednym, spójnym narzędziu. Projekty są realizowane z większą przewidywalnością, a wymiana informacji między działami stała się prostsza i bardziej uporządkowana.

‍