N42 Group integruje projekty, finanse i komunikację w jednym systemie

Wyzwania

Dynamiczny rozwój oraz szerokie portfolio usług sprawiły, że N42 Group potrzebował narzędzia, które uporządkuje procesy projektowe i komunikację wewnętrzną.

Największe wyzwania obejmowały:

• brak jednego systemu integrującego zadania realizowane dla klientów i wewnętrzne projekty,
• rozproszenie komunikacji pomiędzy mailami i różnymi narzędziami,
• konieczność sprawnej współpracy zespołów pracujących hybrydowo i w terenie,
• potrzebę kontroli finansów projektowych oraz procesów HR w jednym miejscu.

Proces wyboru rozwiązania był długi – konkurencja na rynku narzędzi do zarządzania projektami jest duża. Kluczowe okazało się znalezienie systemu, który połączy wiele funkcjonalności w jednej aplikacji i będzie realnym wsparciem dla agencji o tak szerokim zakresie kompetencji.

‍

Decyzja zakupowa i obiekcje

Proces wyboru systemu był długi i poprzedzony analizą wielu dostępnych rozwiązań. Rynek narzędzi do zarządzania projektami jest szeroki, dlatego kluczowe było znalezienie platformy, która połączy wiele funkcjonalności w jednym środowisku pracy.

Obiekcje dotyczyły przede wszystkim czy system będzie wystarczająco kompleksowy, aby zastąpić kilka dotychczasowych narzędzi, czy sprawdzi się w pracy terenowej i hybrydowej, czy zespół zaadaptuje nowe rozwiązanie bez spadku efektywności w okresie przejściowym.

Decydujące okazały się funkcjonalność, dostępność aplikacji mobilnej i desktopowej oraz możliwość zarządzania projektami, komunikacją i finansami w jednym systemie.

‍

Proces wdrażania

Wdrożenie rozpoczęto od uporządkowania procesów projektowych i zdefiniowania sposobu pracy w systemie. IC Project został wprowadzony jako centralne narzędzie dla wszystkich działów – od PR i contentu, przez kreację i social media, po media i eventy.

Stopniowo przenoszono projekty oraz zadania do systemu, integrując go z codzienną pracą zespołów. Kluczowe było wypracowanie nawyku prowadzenia komunikacji bezpośrednio w obrębie zadań oraz konsekwentne korzystanie z modułów finansowych i HR.

‍

Rozwiązania

IC Project objął:

• zarządzanie projektami i zadaniami w jednym środowisku,
• komunikację osadzoną w kontekście konkretnych działań,
• kontrolę budżetów, kosztów i akceptacji finansowych,
• obsługę procesów HR (m.in. kwestie urlopowe),
• dostęp mobilny i desktopowy, umożliwiający pracę z dowolnego miejsca.

System stał się wspólną przestrzenią pracy dla całej organizacji, integrując działania realizowane dla klientów oraz projekty wewnętrzne.

‍

Rezultaty

Po wdrożeniu IC Project N42 Group odczuł wyraźne usprawnienie codziennej pracy. Zadania zyskały strukturę, proces i jasny kontekst komunikacyjny. Zespoły przestały tracić czas na wyszukiwanie informacji w mailach i doprecyzowywanie, którego projektu dotyczy dana rozmowa.

Centralizacja pracy przełożyła się na większą przejrzystość odpowiedzialności i lepszą kontrolę nad realizacją projektów.

‍

Wyniki

Najbardziej wymiernym efektem była oszczędność czasu – nawet do jednej godziny dziennie na osobę dzięki uporządkowanym procesom i komunikacji w jednym miejscu.

Dodatkowo organizacja zyskała większą kontrolę nad budżetami projektowymi, szybszy obieg informacji, lepszą koordynację pracy zespołów hybrydowych i terenowych oraz spójne środowisko do realizacji około 90% codziennych operacji.

Najważniejsze osiągnięcia

• Oszczędność do 1 godziny pracy dziennie na osobę
• Wykorzystanie ok. 90% funkcjonalności systemu
• 100% centralizacji komunikacji projektowej w jednym środowisku

‍

Kluczowe wnioski

W organizacji o szerokich kompetencjach i hybrydowym modelu pracy kluczowe jest jedno, spójne środowisko zarządzania projektami. Narzędzie nie może być jedynie „listą zadań” – musi integrować komunikację, finanse i operacje.

System wdrożony konsekwentnie w całej organizacji realnie wpływa na efektywność, komfort pracy zespołu i jakość obsługi klienta.