Kancelaria Doradcza Piotr Rafał Janiszewski - porządek w pracy interdyscyplinarnego zespołu dzięki IC Project

Wyzwania

‍
Kancelaria pracuje w modelu silnie interdyscyplinarnym, gdzie nad jednym zadaniem współpracują osoby z różnych działów. Dotychczas prowadziło to do chaosu informacyjnego: setki zadań realizowanych równolegle, rozproszone raportowanie w mailach i Excelach, ręczne tworzenie raportów dla klientów, ograniczona widoczność obciążenia pracowników i ryzyko pominięcia zadań.
Wszystkie poprzednie narzędzia okazały się zbyt sztywne i niedostosowane do specyfiki usług doradczych.

‍

Decyzja zakupowa i obiekcje

Kancelaria poszukiwała elastycznego systemu, który połączy zarządzanie projektami, CRM i raportowanie, bez dodatkowego obciążenia dla zespołu. IC Project spełnił te oczekiwania dzięki:

• możliwości odwzorowania niestandardowego modelu pracy,
• połączeniu CRM z zadaniami i projektami,
• prostocie obsługi i szybkiego wdrożenia,
• elastycznej konfiguracji.

‍

Proces wdrożenia

Kancelaria podjęła odważną decyzję pełnego przejścia na IC Project bez okresu przejściowego. Już po miesiącu cały zespół planował pracę, realizował zadania i raportował działania wyłącznie w systemie. Nowi pracownicy są wdrażani w obsługę narzędzia w około 30 minut przez wewnętrznie przeszkoloną osobę.

‍

Rozwiązania

IC Project stał się centralnym narzędziem do zarządzania pracą w kancelarii. Każda interakcja z klientem - w tym krótkie rozmowy telefoniczne - trafia do systemu, co umożliwia:

• pełną historię współpracy dla wszystkich ekspertów,
• natychmiastową weryfikację działań,
• łatwiejsze planowanie wizyt terenowych i delegacji,
• pełen wgląd zarządu w obciążenie zespołu i realizację zobowiązań.

‍

Wyniki

Wdrożenie IC Project przyniosło realne oszczędności czasu, lepszą organizację pracy i zwiększoną kontrolę nad procesami. Zmienił się sposób pracy zespołu – większa odpowiedzialność, lepsze planowanie miesiąca, spójna komunikacja i wyższa jakość obsługi klientów.

Najważniejsze osiągnięcia

• 1 godz. dziennie - średnia oszczędność czasu na pracownika
• 1000 godz. miesięcznie - szacowany odzyskany czas zespołu
• Pełna transparentność - wszystkie zadania i działania widoczne w jednym systemie

‍

Kluczowe wnioski i opinia klienta

IC Project pokazał, że sprawdza się nie tylko w firmach projektowych czy produkcyjnych, ale także w wysoko wyspecjalizowanych organizacjach usługowych. System pozwolił odwzorować rzeczywisty model pracy kancelarii, bez narzucania sztywnych schematów.