Jak pracownia projektowa GBD Architektura nie wyobraża sobie pracy bez ICP?

Wyzwania

GBD Architektura to biuro projektowe, które prowadzi równolegle wiele złożonych projektów architektonicznych — od koncepcji po realizacje. Wraz ze wzrostem liczby klientów pojawiła się potrzeba dokładniejszej kontroli nad czasem pracy i kosztami poszczególnych projektów.

Dotychczas rozliczenia i planowanie rentowności odbywały się w arkuszach kalkulacyjnych, a informacje o czasie pracy były zbierane fragmentarycznie. Brakowało jednego narzędzia, które pozwoliłoby powiązać dane finansowe z realnym nakładem pracy zespołu i rzeczywistymi przychodami z projektów.

‍

Decyzja zakupowa i obiekcje

Zespół GBD Architektura szukał rozwiązania, które pomoże precyzyjnie śledzić rentowność każdego projektu, bez wprowadzania skomplikowanych systemów ERP. Największą obawą było to, czy wdrożenie nowego narzędzia nie spowolni pracy i nie wprowadzi biurokracji, która obciąży zespół kreatywny.

Podczas prezentacji IC Project pokazaliśmy, jak łatwo można połączyć raportowanie czasu pracy, budżetowanie i fakturowanie w jednym miejscu. System okazał się na tyle elastyczny, że pozwolił zespołowi zachować swobodę projektową, a jednocześnie zapewnił kadrze zarządzającej pełną kontrolę nad finansami i zasobami.

‍

Proces wdrożenia

Wdrożenie rozpoczęto od uporządkowania procesów związanych z rozliczaniem projektów. Zespół IC Project pomógł stworzyć standardowy model budżetowania — z podziałem na etapy koncepcyjne, wykonawcze i nadzorcze.
W kolejnym kroku wdrożono raportowanie czasu pracy oraz kontrolę obłożenia pracowników, by dane o godzinach spędzonych nad projektem automatycznie przekładały się na koszty.

Po szkoleniach zespół GBD Architektura zaczął wykorzystywać system w codziennej pracy. Projekty są dziś prowadzone w IC Project od etapu oferty po końcowe rozliczenie z klientem, a wszystkie dane finansowe, terminy i postępy widoczne są w jednym miejscu.

‍

Rozwiązania

IC Project połączył w jednym narzędziu wszystkie elementy zarządzania biurem projektowym.
Zespół planuje i realizuje projekty w strukturze dopasowanej do etapów architektonicznych, z przypisaniem kosztów, stawek godzinowych i przychodów. Dzięki raportowaniu czasu pracy możliwe jest bieżące porównywanie kosztów planowanych z rzeczywistymi.

System umożliwia także szybkie tworzenie ofert i kalkulacji projektowych, opartych na danych historycznych. Zespół może łatwo analizować, ile czasu zajmowały wcześniejsze projekty podobnego typu i lepiej szacować budżety dla nowych klientów.

W efekcie GBD Architektura uzyskało przejrzystość finansową i dokładność w ocenie rentowności każdego zlecenia. To przełożyło się na wyższy zyskowny portfel projektów oraz pewność decyzji przy planowaniu nowych realizacji.

‍

Wyniki

IC Project usprawnił kontrolę finansową i planowanie pracy w GBD Architektura. Firma przeszła z arkuszy i raportów ręcznych do pełnej automatyzacji danych w jednym środowisku. Zespół menedżerski ma pełną wiedzę o kosztach, czasie i wynikach finansowych każdego projektu.

Najważniejsze osiągnięcia:

• 22% wyższa rentowność prowadzonych projektów architektonicznych
• 2× skuteczniejsze wyceny projektów z dokładną czasochłonnością prac
• 100% kontroli kosztów i przychodów w jednym narzędziu

‍

Kluczowe wnioski

Dzięki IC Project GBD Architektura uzyskało realny wgląd w rentowność swojej pracy. System pozwala precyzyjnie planować, raportować i analizować projekty, zachowując jednocześnie swobodę działania typową dla biur architektonicznych.

‍