Deska Project – pełna przejrzystość projektów i lepsza komunikacja w zespole projektowym

Wyzwania

Deska Project to pracownia architektoniczna, która prowadzi wiele projektów wnętrzarskich jednocześnie – od koncepcji po realizacje. Zespół rozwijał się szybko, a wraz z rosnącą liczbą zadań coraz trudniej było utrzymać pełną przejrzystość tego, co dzieje się w poszczególnych projektach.

Dotychczas komunikacja i wymiana informacji odbywały się głównie przez e-maile i komunikatory. Prowadziło to do chaosu i częstych dopytań o postęp prac, terminy czy odpowiedzialności. W efekcie traciło się czas, a część informacji ginęła w codziennym natłoku wiadomości.

‍

Decyzja zakupowa i obiekcje

Firma poszukiwała systemu, który pozwoliłby lepiej zorganizować codzienną pracę projektową i scalić komunikację w jednym miejscu. Największe obawy dotyczyły tego, czy nowy system nie będzie zbyt rozbudowany i czy uda się utrzymać prostotę, do której zespół był przyzwyczajony.

Podczas prezentacji IC Project zespół zobaczył, że narzędzie można dopasować do własnego stylu pracy – łącząc planowanie, tablice zadań i komunikację w jednym przejrzystym widoku. Po wdrożeniu okazało się, że organizacja pracy stała się bardziej intuicyjna, a zespół szybciej reaguje na zmiany w projektach.

‍

Proces wdrożenia

Wdrożenie IC Project rozpoczęło się od uporządkowania projektów trwających i stworzenia szablonów dla nowych realizacji. Następnie zespół przeszedł krótkie warsztaty z obsługi systemu, dzięki czemu od razu mógł wykorzystać nowe narzędzie w bieżących projektach.

Już po pierwszych tygodniach zespół zauważył znaczącą poprawę w komunikacji i przejrzystości pracy. Każdy członek zespołu miał dostęp do aktualnych zadań, plików i komentarzy, co wyeliminowało potrzebę dopytywania o statusy i terminy.

‍

Rozwiązania

IC Project stał się centrum organizacji pracy w Deska Project. Projekty, zadania, pliki i rozmowy zespołu zostały zebrane w jednym miejscu. Harmonogramy w widoku Gantta pozwalają śledzić postęp działań i planować kolejne etapy z wyprzedzeniem.

System umożliwił też automatyczne przypomnienia o zbliżających się terminach, a wszystkie ustalenia są zapisywane w kontekście zadań – bez ryzyka utraty informacji. Komunikacja stała się płynna, a zespół działa w jednym rytmie, bez zbędnych przestojów.

Dzięki temu Deska Project zyskała przejrzystość na każdym poziomie – od planowania po realizację.

‍

Wyniki

Wdrożenie IC Project uporządkowało sposób pracy w pracowni i wyeliminowało problem rozproszonej komunikacji. Projekty są prowadzone przejrzyście, a zespół pracuje w jednym środowisku, w którym wszystko jest jasno przypisane i łatwo dostępne.

Najważniejsze osiągnięcia:

• 2× większa przejrzystość prowadzonych projektów
• 3× mniej dopytywania o zadania w zespole
• 23% lepsza komunikacja pomiędzy członkami zespołu

‍

Kluczowe wnioski

IC Project pozwolił Deska Project uporządkować codzienną pracę i zbudować kulturę transparentności. Dzięki centralnemu systemowi każdy wie, nad czym pracuje, jakie są priorytety i gdzie szukać potrzebnych informacji.

‍