Swimer - usprawnienie zarządzania projektami i zgłoszeniami dzięki IC Project

Wyzwania

W Swimerze każdego roku realizowanych jest od kilku do kilkunastu dużych projektów oraz setki mniejszych inicjatyw. Skala działań oraz zaangażowanie wielu zespołów, w tym produkcji, prowadziły do rozproszenia informacji między mailami, plikami i arkuszami Excel, braku jednego spójnego miejsca do zarządzania projektami i zadaniami, rosnącej liczby zgłoszeń wewnętrznych wymagających uporządkowanego procesu obsługi oraz potrzeby wsparcia osób pełniących po raz pierwszy rolę kierowników projektów. Firma potrzebowała narzędzia, które nie tylko uporządkuje pracę projektową, ale pozwoli wdrożyć autorską metodykę zarządzania dopasowaną do organizacji.

‍

Decyzja zakupowa i obiekcje

Swimer wybrał IC Project jako centralne narzędzie do zarządzania projektami i zadaniami. Kluczowe było połączenie modułu zgłoszeń z możliwością definiowania potrzeb, przypisywania odpowiedzialnych osób, określania czasów realizacji oraz mierzenia efektywności zespołów i obciążenia pracą. System miał być intuicyjny i dostępny dla każdego pracownika, niezależnie od doświadczenia projektowego, a jednocześnie pozwalać na wdrożenie własnej, uproszczonej metodyki zarządzania projektami.

‍

Proces wdrożenia

IC Project został dostosowany do autorskiej metodyki Swimer, opartej na powszechnie znanych metodach zarządzania, ale uproszczonej i dopasowanej do realiów firmy. Jednym z pierwszych uruchomionych modułów był moduł zgłoszeń, umożliwiający tworzenie ankiet dla użytkowników, precyzyjne definiowanie potrzeb i automatyczne przekształcanie ich w zadania. W projektach uczestniczą pracownicy różnych działów, w tym produkcji. Dzięki wcześniejszym warsztatom i intuicyjnemu interfejsowi systemu nowi liderzy projektów mogą sprawnie prowadzić projekty bez potrzeby zaawansowanej wiedzy narzędziowej.

IC Project zapewnia jedno, centralne miejsce gromadzenia wszystkich informacji dotyczących projektów i zadań, w tym materiałów, linków i zasobów, co eliminuje chaos informacyjny i znacząco usprawnia współpracę. Od momentu uruchomienia systemu w kwietniu 2024 roku firma nie odnotowała żadnych przerw w dostępie do narzędzia.

‍

Rozwiązania

IC Project pozwala na centralizację zarządzania projektami i zgłoszeniami, planowanie i monitorowanie zadań oraz mierzenie efektywności zespołów. System umożliwia przypisywanie odpowiedzialności i terminów, gromadzenie wszystkich materiałów projektowych w jednym miejscu oraz uporządkowanie procesów obsługi zgłoszeń. Dzięki temu narzędzie stało się fundamentem codziennej pracy i dalszego rozwoju organizacji.

‍

Wyniki

Po wdrożeniu IC Project Swimer odnotował wymierne korzyści. Oszczędność czasu poświęcanego wcześniej na poszukiwanie informacji wyniosła około 20-30%, praca projektowa i zgłoszenia zostały uporządkowane w jednym systemie, a odpowiedzialność i terminy stały się bardziej przejrzyste. System ułatwił również wdrażanie nowych kierowników projektów i pozwolił na efektywne mierzenie obciążenia zespołów.

Najważniejsze osiągnięcia:

• 20-30% czasu oszczędzonego dzięki centralizacji informacji
• Pełna przejrzystość projektów i odpowiedzialności w zespole
• Łatwiejsze wdrażanie nowych kierowników projektów

‍

Kluczowe wnioski

Case Swimer pokazuje, że IC Project skutecznie wspiera firmy produkcyjne realizujące wiele projektów i inicjatyw równocześnie, angażując różne zespoły. Centralizacja procesów, uporządkowanie zgłoszeń i intuicyjny interfejs systemu umożliwiają sprawną pracę, szybsze reagowanie na potrzeby i dalszy rozwój organizacji.