Idealia Digital Hub – rentowniejsze projekty i mniej chaosu w komunikacji

Wyzwania

Idealia Digital Hub to agencja marketingowa, która obsługuje wielu klientów równolegle – od kampanii reklamowych po kompleksowe strategie komunikacji. Szybkie tempo pracy, duża liczba projektów i różnorodne potrzeby klientów sprawiały, że coraz trudniej było zachować porządek w komunikacji i kontrolę nad rentownością poszczególnych działań.

W miarę rozwoju zespołu pojawił się chaos informacyjny – ustalenia rozchodziły się między e-mailami, spotkaniami i komunikatorami, co spowalniało realizację projektów. Brakowało także rzetelnych danych o tym, ile czasu faktycznie zajmują poszczególne zadania i jak przekłada się to na rentowność projektów.

‍

Decyzja zakupowa i obiekcje

Zarząd Idealii potrzebował rozwiązania, które pozwoliłoby lepiej planować i mierzyć pracę zespołu, bez nadmiernego obciążania ludzi dodatkowymi obowiązkami. Obawy dotyczyły głównie tego, czy system projektowy nie będzie zbyt sztywny i czy zespół kreatywny przyjmie go z entuzjazmem.

Podczas prezentacji IC Project pokazano, że system może pracować dokładnie w takim rytmie, w jakim działa agencja – elastycznie, dynamicznie i z prostym raportowaniem czasu. Właśnie to przekonało zespół, że IC Project może wspierać ich w codziennej pracy, nie zabierając przestrzeni na kreatywność.

‍

Proces wdrożenia

Proces wdrożenia rozpoczął się od analizy obecnego sposobu organizacji projektów i komunikacji między zespołami. Na tej podstawie przygotowano strukturę projektową dopasowaną do klientów agencji – z podziałem na kampanie, etapy i kanały działań.

Warsztatowe szkolenie pozwoliło każdemu członkowi zespołu zrozumieć, jak IC Project przełoży się na jego codzienność. Zespół szybko wdrożył nowy model pracy, bo widział w nim realne ułatwienia – mniej e-maili, większą przejrzystość zadań i lepszą kontrolę czasu poświęconego na klientów. W ciągu kilku tygodni system stał się naturalnym centrum zarządzania projektami w agencji.

‍

Rozwiązania

IC Project stał się miejscem, w którym Idealia łączy planowanie, komunikację i analizę efektywności. Dzięki raportowaniu czasu pracy agencja zyskała pełen obraz tego, jak rozkłada się zaangażowanie zespołu w poszczególne projekty. To z kolei umożliwiło bardziej świadome podejmowanie decyzji o wycenach i obciążeniu pracowników.

Równocześnie usprawniono przepływ informacji – każda kampania i projekt mają dziś swoje przestrzenie, w których znajdują się pliki, komentarze i ustalenia. Zespół nie musi już korzystać z wielu narzędzi, by dowiedzieć się, na jakim etapie jest projekt.

Dzięki IC Project udało się też wprowadzić realne raportowanie rentowności, co dla Idealii było jednym z kluczowych celów wdrożenia. Dane o czasie pracy i kosztach pozwoliły precyzyjniej oceniać opłacalność zleceń i planować kolejne kampanie w oparciu o fakty, a nie intuicję.

‍

Wyniki

Po wdrożeniu IC Project praca zespołu Idealii stała się bardziej uporządkowana i przewidywalna. Udało się wyeliminować chaos komunikacyjny, skrócić czas reakcji na zmiany i wprowadzić kulturę opartą na danych.

88% mniej wysyłanych maili między pracownikami, 18% bardziej rentowne projekty i pełna wiedza o czasochłonności działań – to tylko część efektów, które pojawiły się już w pierwszych miesiącach po wdrożeniu.

‍

Kluczowe wnioski i opinia klienta

IC Project pomógł Idealii nie tylko lepiej organizować projekty, ale też zrozumieć, jak pracuje cały zespół. Dziś menedżerowie mają dostęp do pełnych danych o kosztach i czasie, a pracownicy mogą skupić się na realizacji, zamiast szukać informacji w dziesiątkach wiadomości.

‍