Organique – skuteczniejsze planowanie i pełna kontrola nad projektami w firmie produkcyjnej

Wyzwania

Organique to marka kosmetyczna, która od lat łączy ręczne receptury z nowoczesnym podejściem do biznesu. Wraz z rozwojem firmy i poszerzeniem portfolio produktów pojawiła się potrzeba lepszego zarządzania projektami wdrożeniowymi – od pomysłów produktowych po działania marketingowe.

Praca między działami, zwłaszcza między produkcją, marketingiem i sprzedażą, wymagała stałej koordynacji. Dotychczasowe metody – oparte na arkuszach, e-mailach i komunikatorach – powodowały nieporozumienia i opóźnienia w planowaniu. Brakowało jednego systemu, który pozwalałby wszystkim działom działać w spójny i przewidywalny sposób.

‍

Decyzja zakupowa i obiekcje

Zespół projektowy Organique potrzebował rozwiązania, które usprawni planowanie i komunikację między działami, zachowując jednocześnie prostotę w obsłudze.
Wątpliwości pojawiały się głównie wokół tego, czy system do zarządzania projektami sprawdzi się w środowisku kreatywnym – gdzie procesy są nieszablonowe, a decyzje często podejmowane dynamicznie.

Podczas prezentacji IC Project pokazaliśmy, że system można dostosować do stylu pracy firmy – łączy planowanie i raportowanie, ale bez sztywnego schematu. Dzięki elastycznym widokom i harmonogramom w formie Gantta zespół szybko zobaczył, jak narzędzie może usprawnić koordynację zadań, nie ograniczając kreatywności.

‍

Proces wdrożenia

Wdrożenie rozpoczęto od analizy kluczowych projektów produktowych i marketingowych, które wcześniej wymagały największej koordynacji. Zespół IC Project pomógł zbudować strukturę projektów dopasowaną do charakteru pracy Organique – z etapami obejmującymi projektowanie, testy, produkcję i komunikację.

Po uruchomieniu systemu przeprowadzono serię krótkich warsztatów dla zespołów, które szybko nauczyły się planować zadania w nowym środowisku. Największym zaskoczeniem okazała się prostota – IC Project został zaakceptowany przez wszystkich pracowników już po kilku dniach, bez długiego okresu adaptacji.

Dzięki temu harmonogramy projektów zaczęły powstawać znacznie szybciej, a koordynacja między działami stała się płynna i przejrzysta.

‍

Rozwiązania

IC Project połączył wszystkie procesy projektowe w jednej przestrzeni – od pomysłów po finalne wdrożenia.
Harmonogramy Gantta pozwoliły zespołowi planować prace w sposób wizualny, z pełną kontrolą nad zależnościami między etapami.
Z kolei komunikacja w ramach projektów została przeniesiona do systemu, dzięki czemu wszystkie komentarze, pliki i ustalenia są dostępne w kontekście konkretnego zadania.

Organique zaczęło także wykorzystywać automatyzacje do pilnowania terminów i aktualizacji statusów. Wcześniej wymagało to ręcznego przypominania o zadaniach – teraz system sam monitoruje, które projekty zbliżają się do kluczowych dat i informuje o potencjalnych opóźnieniach.

‍

Wyniki

Po wdrożeniu IC Project praca w Organique stała się znacznie bardziej uporządkowana. Projekty są planowane i realizowane szybciej, a komunikacja między działami przebiega bez zakłóceń. Zespoły produkcyjne, marketingowe i administracyjne pracują dziś w jednym, wspólnym środowisku, które eliminuje potrzebę korzystania z wielu narzędzi.

Najważniejsze osiągnięcia:

• 55% szybszy proces tworzenia harmonogramów projektowych
• 2× płynniejsza komunikacja w projektach międzydziałowych
• 88% realizacji projektów w założonym harmonogramie czasowym

‍

Kluczowe wnioski i opinia klienta

IC Project pozwolił firmie Organique zachować równowagę między kreatywnością a organizacją. Dzięki wspólnemu systemowi każdy zespół wie, co ma robić i w jakim terminie, a harmonogramy stały się realnym narzędziem kontroli i współpracy.

‍