Jak Ruch Chorzów zorganizował całą pracę operacyjną w IC Project?

Wyzwania

Ruch Chorzów to klub o bogatej historii i rozbudowanej strukturze organizacyjnej, w której każdego dnia realizowane są dziesiątki zadań — od bieżących spraw administracyjnych po działania promocyjne i organizację meczów.
Przed wdrożeniem IC Project, komunikacja między pracownikami odbywała się głównie za pomocą e-maili i rozmów telefonicznych. To prowadziło do dezorganizacji, utraty informacji i powielania tych samych tematów w różnych kanałach.

Najważniejsze wyzwania:

• rozproszona komunikacja między pracownikami i działami,
• brak jednego miejsca do planowania i kontroli bieżących zadań,
• trudność w monitorowaniu postępu i odpowiedzialności za zadania.

‍

Decyzja zakupowa i obiekcje

Zarząd Ruchu Chorzów poszukiwał narzędzia, które pomoże wprowadzić porządek do codziennej pracy, zredukować liczbę e-maili i ułatwić komunikację między pracownikami klubu.
Pojawiały się jednak wątpliwości, czy system do zarządzania projektami sprawdzi się w środowisku sportowym, gdzie rytm pracy jest bardzo zmienny i zależny od kalendarza meczowego.

Podczas prezentacji IC Project zespół klubu zobaczył, że narzędzie można w pełni dopasować do własnych procesów. System okazał się intuicyjny, prosty w obsłudze i idealny do codziennej współpracy – niezależnie od stanowiska czy zakresu obowiązków.

‍

Proces wdrożenia

Wdrożenie IC Project w Ruchu Chorzów przebiegło płynnie i z pełnym wsparciem zespołu wdrożeniowego. Na początku wspólnie z klubem przeanalizowano sposób pracy, zidentyfikowano główne obszary problemowe i zaprojektowano strukturę projektu odpowiadającą realnym potrzebom.

Następnie zrealizowano szkolenie praktyczne dla zespołu, które pozwoliło każdemu pracownikowi poznać narzędzie w codziennym kontekście. System został uruchomiony w całości w trybie zdalnym, a konsultanci IC Project wspierali użytkowników przez cały okres wdrożenia, pomagając dopasować widoki i funkcje do rzeczywistych procesów klubu.

‍

Rozwiązania

Wdrożenie IC Project w Ruchu Chorzów skoncentrowało się na trzech kluczowych obszarach:

• Efektywna komunikacja wewnętrzna
  Zespół klubu przeniósł całą komunikację z maili do IC Project. Dzięki komentarzom i przypisaniu wiadomości do konkretnych zadań, każdy wie, co się dzieje i gdzie znaleźć potrzebne informacje.
• Zarządzanie zadaniami i projektami
  Wszystkie bieżące działania zostały uporządkowane w ramach jednego systemu. Klub planuje projekty, zadania i wydarzenia w jednym miejscu, z jasnym podziałem odpowiedzialności i terminów.
• Pełna widoczność pracy całego zespołu
  Kadra zarządzająca zyskała możliwość monitorowania statusów zadań i postępów projektów w czasie rzeczywistym. To znacząco poprawiło kontrolę i koordynację codziennej pracy w klubie.

Cele wdrożenia:

• centralizacja komunikacji i eliminacja nadmiaru e-maili,
• usprawnienie planowania i egzekucji zadań,
• zwiększenie przejrzystości pracy i odpowiedzialności w organizacji.

‍

Wyniki

Dzięki wdrożeniu IC Project, Ruch Chorzów zyskał przejrzystość działań i skuteczną komunikację między pracownikami.
Zespół pracuje dziś w jednym spójnym środowisku, w którym każdy zna swoje zadania, terminy i priorytety.

Najważniejsze osiągnięcia:

• 2× lepsza komunikacja między pracownikami w klubie,
• 78% mniej wiadomości e-mail wysyłanych między pracownikami,
• 3× lepsza kontrola nad tym, co dzieje się w klubie.

‍

Kluczowe wnioski

Wdrożenie IC Project w Ruchu Chorzów pozwoliło całkowicie odmienić sposób organizacji codziennej pracy. Zespół działa szybciej, a komunikacja i przepływ informacji są teraz klarowne i scentralizowane.
Dzięki systemowi klub zyskał narzędzie, które nie tylko porządkuje zadania, ale także realnie usprawnia współpracę i kontrolę nad procesami wewnętrznymi.

‍