Nowak Meble – każdy wie, co robi, a cała firma działa w jednym miejscu i nie gubi terminów.

Wyzwania

Firma Nowak Meble borykała się z rozproszoną komunikacją – zadania i informacje rozproszone były w mailach, telefonach i różnych narzędziach, co powodowało chaos i liczne nieporozumienia. 

Brakowało jednego centralnego systemu do pracy z zadaniami, co skutkowało opóźnieniami, gubieniem terminów i trudnościami w planowaniu zasobów i urlopów. Praca hybrydowa dodatkowo utrudniała synchronizację zespołu i kontrolę postępów, a frustracja narastała.

‍

Decyzja zakupowa i obiekcje

Kluczowym wyzwaniem przed wdrożeniem było przekonanie się do zmiany narzędzi i wprowadzenia nowego systemu – obawy dotyczyły stopnia skomplikowania wdrożenia oraz przystępności oprogramowania dla zespołu. Obawiano się, że pracownicy, którzy nie mieli styczności z tego typu programami, będą mieć trudność w zmianie metody pracy. 

Dzięki dedykowanemu wsparciu specjalistów IC Project i indywidualnej prezentacji rozwialiśmy wątpliwości, pokazując prostotę użytkowania i gwarantując, że specjalne warsztaty mają na celu “zarażenie” pracowników nową metodą pracy.

‍

Proces wdrożenia

Firma Nowak Meble zdecydowała się na usługę wdrożenie zdalnego w wariancie Premium, co pozwoliło podejść do procesu bardzo kompleksowo. Wdrożenie przebiegło w sposób uporządkowany i transparentny. Przeprowadziliśmy analizę potrzeb i zaprojektowaliśmy dopasowany plan zmiany metody pracy wśród pracowników firmy, uwzględniając specyfikę pracy Nowak Meble. 

Nastąpiło szkolenie zespołu oraz konfiguracja systemu z ustawieniem wszystkich najważniejszych aspektów, aby zespół Nowak Meble mógł rozpocząć pracę w gotowym narzędziu. Podczas szkolenia, mocno skupiliśmy się na warsztacie praktycznym, aby każdy z pracowników “poczuł pod palcem” funkcjonowanie programu i zrozumiał, jak proste są to rozwiązania. Nasz zespół wdrożeniowy był do dyspozycji przez cały okres, zapewniając wsparcie i bieżące konsultacje, co pozwoliło na płynne przejście bez zakłóceń w pracy.

Po zakończeniu warsztatów, kilku pracowników wracało z pojedynczymi pytaniami do swojej konsultantki z działu Customer Success, aczkolwiek odpowiedzi szybko zostały zaadresowane, a pracownicy bardzo pozytywnie ocenili jakość wdrożenia.

‍

Rozwiązania

Wdrożenie IC Project w Nowak Meble skoncentrowało się na uproszczeniu zarządzania zadaniami oraz poprawie komunikacji w zespole. Skupiliśmy się na stworzeniu jednego wspólnego środowiska pracy, gdzie wszystkie informacje, zadania i rozmowy są dostępne w jednym miejscu – co eliminuje chaos i rozproszenie znane z poprzednich rozwiązań. Zapewniliśmy funkcjonalności pozwalające na łatwe planowanie, przypisywanie zadań i monitorowanie postępów, co znacząco ułatwia codzienną współpracę, także w modelu pracy hybrydowej.

Kolejnym ważnym aspektem było wprowadzenie narzędzi do zarządzania nieobecnościami i urlopami, które zastąpiły tradycyjne papierowe formularze. Dzięki temu proces akceptacji i rejestracji urlopów stał się szybki, przejrzysty i dostępny dla wszystkich pracowników, co ogranicza biurokrację i błędy. Całość uzupełniły harmonogramy projektów w formie wykresów Gantta oraz kalendarz firmowy, umożliwiające bieżący podgląd statusów i terminów.

Cele wdrożenia:

• Poprawa komunikacji i zarządzania zadaniami na jednej platformie
• Zbudowanie miejsca do efektywnej współpracy w zespole wraz z wymianą plików, co bardzo istotne w branży produkcji mebli 
• Automatyzacja i uproszczenie procesu zarządzania urlopami i nieobecnościami, wraz z eliminacją tzw. “papierologii” 

‍

Wyniki

Dzięki wdrożeniu IC Project w Nowak Meble firma odnotowała wyraźną poprawę organizacji pracy oraz komunikacji w zespole. Praca na jednej platformie przełożyła się na istotne ograniczenie ilości niepotrzebnych maili, co ułatwiło szybsze i klarowniejsze przekazywanie informacji. 

Znacząco wzrosła terminowość realizacji zadań, a także usprawniony został system zarządzania nieobecnościami, dzięki czemu zatwierdzanie wniosków urlopowych stało się wielokrotnie szybsze.

Najważniejsze osiągnięcia:

• 85% mniej maili w komunikacji między pracownikami
• 87% zadań ukończonych w określonym terminie
• 5x szybsze zatwierdzanie wniosków urlopowych

‍

Kluczowe wnioski

Podsumowując cały proces wdrożenia IC Project w Nowak Meble, można powiedzieć, że firma przeszła bardzo ciekawą drogę. Od niejasności do klarownej i skutecznej organizacji pracy. Choć na początku pojawiły się obawy dotyczące zmiany systemu i tego, jak wszystko się sprawdzi, to dzięki naszej pomocy i jasnemu planowi wdrożenia wszelkie wątpliwości szybko zniknęły. Teraz zespół pracuje sprawniej, a zarządzanie zadaniami jest dużo prostsze.

Patrząc na efekty, widzimy realne zmiany – więcej zadań jest wykonywanych na czas, a komunikacja między pracownikami jest prostsza i szybsza. Dzięki temu oszczędza się czas, jest mniej błędów, a ludzie chętniej angażują się w codzienną pracę. To pokazuje, że dobrze przeprowadzone wdrożenie nowego narzędzia naprawdę ma znaczenie i potrafi przynieść świetne rezultaty.

‍

‍