Twarzą w twarz z deadline’m

Dla jednych są siłą napędową do działania. Innym sama myśl o nich mrozi krew w żyłach. Deadline’y, bo o nich mowa, zawładnęły naszym życiem i, czy nam się to podoba czy nie, w równym stopniu rządzą jego sferą zawodową co prywatną. Komu nigdy nie zdarzyło się ścigać z czasem, by wyrobić się w narzuconym przez siebie lub kogoś terminie? Kto choć raz nie szukał desperacko sposobów na to, aby zyskać dodatkowy dzień na sfinalizowanie zadania?Niewiele takich osób się znajdzie. Pewne jest jedno – czasu nie rozciągniemy. Jedyne, co nam pozostaje, to sensowne organizowanie swojej pracy. Na szczęście istnieje cały szereg technik i narzędzi, które mogą nam w tym pomóc.Spojrzenie na listę zadań w momencie rozpoczęcia realizacji projektu może przyprawić o zawrót głowy. Nie sposób wyobrazić sobie przystąpienia do ich realizacji bez stworzenia dobrego planu. Jedna z zasad skutecznego działania mówi wręcz, że minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić dziesięć minut z czasu potrzebnego do zrealizowania zadania. Co zatem warto na początku wziąć pod uwagę? Przede wszystkim konieczne jest określenie, które czynności są kluczowe dla projektu, którymi trzeba się zająć w pierwszej kolejności, a które można odłożyć w czasie lub oddelegować innym. Postępując w ten sposób unikamy chaosu organizacyjnego, a droga do sfinalizowania prac w terminie staje się łatwiejsza.Określanie priorytetów to jedno, drugie to… jedzenie słonia po kawałku. O co chodzi? Otóż realizacja wyjątkowo skomplikowanego zadania niejednokrotnie wydaje się równie niewykonalna, co zjedzenie słonia. Co innego, gdy podzielimy go na mniejsze, dużo łatwiejsze do przełknięcia kęsy, prawda? Każde zadanie składa się z serii konkretnych czynności. Skupienie uwagi na jednej z nich i tymczasowe odłożenie na bok reszty sprawia, że łatwiej nam się zabrać do pracy, nasza produktywność wzrasta i szybciej docieramy do celu.Planując to, co mamy do zrobienia warto również pamiętać, by nie brać na siebie zbyt wiele. Trzymanie kilku srok za ogon i planowanie dnia co do minuty to dobra strategia, ale wyłącznie na to, by polec w starciu z deadline’ami. Zawsze przecież może wydarzyć się coś nieprzewidzianego: pojawią się nowe problemy do rozwiązania, zadanie okaże się trudniejsze niż wydawało się na początku lub po prostu ulegniemy złodziejom czasu. Dlatego, jeśli pod koniec dnia chcemy z satysfakcją odhaczyć ostatnią pozycję na naszej checkliście, warto planować nie więcej niż 60 % swojego czasu pracy.Nieocenioną pomocą w nierównej walce z wiszącymi nad głową terminami są rozwiązania proponowane przez IC Project. Przejrzysta lista zadań pozwalająca szybko zorientować się w priorytetach, możliwość podpięcia checklisty do każdej karty Kanban czy wbudowany kalendarz – to tylko niektóre z udogodnień, które doceni każdy, komu choć raz przyszło tłumaczyć się z opóźnień. Na szczególną uwagę zasługuje rozbudowany system powiadomień, zarówno mailowych jak i systemowych, który sprawi, że wizja nadciągającego terminu przestanie być zmorą.Co zatem robić, aby zawsze się wyrobić? Oto krótkie podsumowanie:

• pamiętaj, że masz tylko jedną parę rąk,
• duże zadania dziel na mniejsze części,
• priorytetyzuj to, co masz do zrobienia,
• zaprzyjaźnij się z kalendarzem,
• korzystaj z narzędzi ułatwiających zarządzanie czasem.

To, że prędzej czy później przyjdzie nam zmierzyć się z deadlinem jest pewne jak śmierć i podatki. Jeśli jednak racjonalnie zaplanujemy swoją pracę, nie musi spędzać nam to snu z powiek. A jeśli okaże się, że jednak nie uda się dotrzymać terminu? Cóż, pozostaje… wynegocjować nowy deadline.