Jak PORT usprawnia zarządzanie projektami architektonicznymi i kontrolę rentowności?

Wyzwania

Przed wdrożeniem IC Project PORT korzystało z różnych narzędzi do organizacji pracy, w tym arkuszy Excel, dokumentów Word i innych plików. Rozproszenie informacji utrudniało zarządzanie zadaniami, monitorowanie postępów i sprawne koordynowanie pracy przy wielu projektach realizowanych równolegle.

W branży architektonicznej kluczowe znaczenie mają terminowość, dobra organizacja pracy zespołu oraz kontrola czasu przeznaczanego na poszczególne realizacje. Biuro PORT potrzebowało rozwiązania, które pozwoli uporządkować te obszary, ułatwi nadzór nad projektami i zapewni lepszy wgląd w ich rentowność.

Decyzja zakupowa i obiekcje

Główną motywacją do wdrożenia IC Project była potrzeba przeniesienia zarządzania projektami i organizacji pracy do jednego systemu. PORT poszukiwało narzędzia, które ułatwi przypisywanie zadań, monitorowanie terminów i kontrolowanie czasu pracy, a jednocześnie pomoże oceniać rentowność realizowanych projektów.

Szczególnie istotna była możliwość połączenia codziennej organizacji pracy z raportowaniem czasu i przypisywaniem go do konkretnych projektów. Dzięki temu system miał wspierać nie tylko koordynację zespołu, lecz także podejmowanie bardziej świadomych decyzji dotyczących realizacji projektów.

Proces wdrożenia

PORT rozpoczęło korzystanie z IC Project latem 2023 roku. System stał się narzędziem wspierającym codzienną organizację pracy zespołu architektonicznego, zarządzanie zadaniami i kontrolowanie realizowanych projektów.

Obecnie z platformy korzysta około 14 osób, a liczba prowadzonych w niej projektów wynosi średnio około 20. System wspiera zarówno planowanie pracy, jak i bieżące monitorowanie realizacji zadań, czasu pracy oraz obciążenia poszczególnych członków zespołu.

Rozwiązania

IC Project pozwolił PORT uporządkować informacje o projektach i zadaniach w jednym środowisku pracy. Zespół korzysta przede wszystkim z funkcji raportowania czasu pracy, przypisywania zadań do konkretnych projektów, kontroli ich rentowności oraz planowania urlopów i nieobecności.

Każdy członek zespołu ma dostęp do swoich zadań, priorytetów i terminów, natomiast osoby prowadzące projekty mogą na bieżąco monitorować postępy prac i zaangażowanie zespołu.

Rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdza się przy większych projektach, w które zaangażowanych jest kilka osób. Ułatwia koordynację zadań i odpowiedzialności, ogranicza ryzyko pominięć oraz usprawnia przepływ informacji.

Połączenie raportowania czasu pracy z przypisywaniem zadań do projektów wspiera również analizę ich rentowności i pozwala lepiej kontrolować wykorzystanie zasobów.

Wyniki

Dzięki uporządkowaniu procesów i centralizacji informacji PORT usprawniło codzienną organizację pracy. Firma szacuje, że korzystanie z IC Project pozwoliło zaoszczędzić około 10% czasu.

Lepsza kontrola czasu pracy i przebiegu projektów pomogła również ograniczyć część kosztów, choć efekt ten nie był szczegółowo mierzony. Jednocześnie przypisywanie zadań i terminów do konkretnych osób zmniejszyło ryzyko pominięć i nieporozumień, a dostęp do aktualnych informacji ułatwił kontrolowanie postępów i obciążenia zespołu.

Najważniejsze osiągnięcia:

• Około 10% oszczędności czasu według szacunków PORT
• Średnio około 20 projektów prowadzonych w systemie.
• Lepsza kontrola czasu pracy i rentowności projektów.
• Sprawniejsza koordynacja zadań, terminów i odpowiedzialności.

Kluczowe wnioski

Case PORT pokazuje, jak uporządkowanie zarządzania projektami w jednym systemie może wspierać codzienną pracę biura architektonicznego. Centralizacja informacji, raportowanie czasu pracy i przejrzysty podział zadań ułatwiają kontrolowanie realizacji wielu projektów jednocześnie.

IC Project wspiera PORT w lepszym wykorzystaniu czasu zespołu, monitorowaniu rentowności i ograniczaniu problemów organizacyjnych. To rozwiązanie szczególnie przydatne dla firm architektonicznych, które chcą poświęcać więcej uwagi pracy projektowej, a mniej koordynowaniu rozproszonych informacji.