Jak NOVI Architekci poprawiają realizację i terminowość projektów?

Wyzwania

Dynamiczny rozwój biura oraz rosnąca liczba projektów i współpracowników wprowadziły realne wyzwania operacyjne. Brak jednego systemu do zarządzania wieloma projektami utrudniał delegowanie i monitorowanie zadań w rozproszonym zespole, kontrolę obiegu dokumentów, widoczność postępów i obciążenia zespołu oraz monitorowanie płynności finansowej projektów. Komunikacja była rozproszona i oparta na mailach, komunikatorach i plikach, a przy dużej liczbie osób zaangażowanych po stronie inwestora i podwykonawców nawet drobne błędy komunikacyjne powodowały chaos i utrudniały powrót do ustaleń.

‍

Decyzja zakupowa i obiekcje

Zespół NOVI Architekci szukał narzędzia, które pozwoli uporządkować rosnącą liczbę projektów i zintegrować procesy w jednym systemie. Testowane wcześniej rozwiązania okazywały się albo zbyt proste, albo zbyt skomplikowane i niedostosowane do realiów biura projektowego. IC Project wyróżniał się możliwością prowadzenia wielu projektów równolegle, połączeniem zadań, komunikacji, dokumentów i finansów w jednym systemie, intuicyjnym interfejsem, elastycznością konfiguracji oraz szybkim reagowaniem zespołu IC Project na zgłaszane sugestie i potrzeby użytkowników.

‍

Proces wdrożenia

IC Project został wdrożony jako centralne narzędzie do zarządzania całą pracą biura. System objął planowanie i realizację projektów, delegowanie i kontrolę zadań, komunikację zespołową poprzez czaty globalne, projektowe i zadaniowe, przechowywanie i wymianę dokumentów oraz budżetowanie i kontrolę finansową projektów. Początkowo część zespołu i podwykonawców podchodziła do zmiany z rezerwą, jednak osoby, które szybko zaczęły pracować w systemie, zauważyły wyraźną poprawę w organizacji codziennych obowiązków.

‍

Rozwiązania

IC Project połączył wszystkie procesy w jednym środowisku pracy. System umożliwia planowanie i realizację projektów, kontrolę zadań i budżetu, przejrzystą komunikację między zespołem i podwykonawcami oraz przechowywanie wszystkich dokumentów projektowych w jednym miejscu. Moduł finansowy pozwala monitorować koszty projektu etapami, co umożliwia wcześniejszą reakcję na zmiany wytycznych, decyzje inwestorskie czy przepisy. Obecnie około 90% zespołu pracuje w trybie zdalnym, a IC Project pełni rolę centralnego centrum zarządzania wszystkimi procesami projektowymi.

‍

Wyniki

Po wdrożeniu IC Project NOVI Architekci zauważyli przyspieszenie realizacji projektów o około 30-40%, spadek liczby opóźnień projektowych o około 40% oraz odzyskanie od 1 do 2 godzin dziennie na osobę. Centralizacja danych i automatyzacja procesów znacząco usprawniły codzienną pracę, poprawiły jakość obsługi klientów i umożliwiły lepsze planowanie projektów oraz współpracy z podwykonawcami.

Najważniejsze osiągnięcia:

• 30-40% szybsza realizacja projektów
• 40% mniej opóźnień projektowych
• 1-2 godziny dziennie odzyskane na pracownika

‍

Kluczowe wnioski

Case NOVI Architekci pokazuje, że IC Project skutecznie wspiera biura architektoniczne realizujące wiele projektów jednocześnie, z rozproszonym zespołem i szeroką siecią podwykonawców. System umożliwia uporządkowanie codziennej pracy, przyspiesza realizację projektów i podnosi jakość obsługi klientów, co buduje ich zaufanie i długofalową współpracę.