Program do zarządzania budżetem projektu: ranking 2026

Plan kosztów projektu często żyje w arkuszu, którego nikt nie aktualizuje na bieżąco. Koszt pracy zespołu wychodzi dopiero po rozliczeniu, a o tym, że projekt przestał zarabiać, dowiadujesz się po zakończeniu.

Poniżej zestawiamy 10 programów do zarządzania budżetem projektu i porównujemy je pod kątem planowania kosztów etapów i zadań, kosztu czasu pracy, faktur, rentowności oraz alertów przekroczenia. Na pierwszym miejscu stawiamy IC Project, bo koszty i przychody przypisujesz w nim do etapów i zadań, a raportowany czas pracy sam przelicza się na koszt według stawek. Sprawdzisz to na własnym projekcie w bezpłatnym teście IC Project przez 14 dni.

Ranking w skrócie

1. IC Project. Finanse projektu, koszt czasu pracy, faktury z KSeF i rentowność w jednym polskim systemie.

2. Productive. Rozliczanie klientów stałą ceną, godzinowo albo w retainerze, dla agencji i firm usługowych.

3. Scoro. Potwierdzona wycena zamieniana w plan kosztów projektu oraz faktury tworzone z wycen i zalogowanego czasu.

4. Teamwork.com. Marża projektu widoczna w trakcie realizacji, dla zespołów obsługujących klientów.

5. Paymo. Budżet godzin projektu, koszt pracy ze stawek kosztowych i faktury w jednym narzędziu dla mniejszych zespołów.

6. V-Desk. Wydatki kontrolowane fakturami, zamówieniami i progami akceptacji, dla średnich i dużych firm.

7. Wrike. Koszty i opłaty projektu liczone ze stawek w polach finansowych.

8. Asana. Karty czasu pracy i kontrola kosztów projektów jako dodatek dla zespołów pracujących w Asanie.

9. Zoho Projects. Analiza wartości wypracowanej i porównanie kosztów planowanych z rzeczywistymi, w systemie z polskim interfejsem.

10. Microsoft Project. Kontrola kosztów zasobów i porównanie budżetu z rzeczywistymi kosztami w aplikacjach Microsoftu.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu do zarządzania budżetem projektu

Sprawdź te elementy podczas demo lub testu:

• Plan kosztów dla projektu, etapów i zadań. Zobacz, czy koszty zaplanujesz nie tylko dla całego projektu, ale też dla etapów i zadań. W demo sprawdź, czy łatwo porównasz koszty planowane z kosztami rzeczywistymi na każdym poziomie.
• Koszt pracy z godzin i stawek. Program powinien liczyć koszt czasu pracy z kart czasu pracy i stawek godzinowych. Podczas testu sprawdź, czy system pokazuje koszt godzin rozliczalnych w konkretnym projekcie.
• Przychody, faktury i dokumenty kosztowe. Jeśli kontrolujesz wynik finansowy projektu, potrzebujesz miejsca na przychody, faktury i dokumenty kosztowe. W demo przejdź pełną ścieżkę od dodania kosztu do sprawdzenia rozliczenia projektu.
• Rentowność projektu w trakcie realizacji. Nie czekaj z oceną marży do końca projektu. Sprawdź, czy program pokazuje rentowność i wynik finansowy w trakcie pracy, gdy można jeszcze reagować.
• Alerty i raporty finansowe. Powiadomienie o przekroczeniu zaplanowanych kosztów pomaga szybciej zauważyć ryzyko. W demo sprawdź, czy raport finansowy pozwala porównać plan z realizacją dla jednego projektu i wielu projektów naraz.
• Polski interfejs i cena planu z modułem finansowym. Jeśli z systemu mają korzystać także osoby spoza działu finansów, sprawdź, czy interfejs i pomoc są po polsku. Upewnij się też, że funkcje kosztów, przychodów i rentowności są w planie, który realnie rozważasz.

1. IC Project

IC Project pozwala planować budżet, śledzić koszty i analizować przychody w czasie rzeczywistym. Finanse są powiązane z zadaniami, etapami i czasem pracy zespołu, więc widzisz koszt projektu, etapu i zadania oraz rentowność. To polski system, z dokumentacją i wsparciem w pełni po polsku.

Budżet projektu, etapów i zadań

W IC Project określasz budżet dla całego projektu albo dla jego poszczególnych części. Koszty i przychody przypisujesz do etapów i zadań. W module finansów w IC Project definiujesz plan finansowy i obserwujesz jego realizację. Budżet jest powiązany z zadaniami, harmonogramem, zasobami i czasem pracy.

Na poziomie pojedynczych zadań możesz planować i analizować finanse, a koszty oraz przychody przypisywać dokładnie do działania. System automatycznie przelicza wartości finansowe na wyższych poziomach projektu. Do projektu przypisujesz zarówno planowane, jak i rzeczywiste koszty oraz przychody.

Koszt czasu pracy ze stawek

IC Project automatycznie przelicza raportowany czas pracy na koszty według stawek godzinowych. Zespół może uruchomić rejestrator czasu pracy albo dodać czas ręcznie, a każda minuta pracy jest przeliczana na koszt. Moduł, w którym prowadzisz rejestrowanie czasu pracy, łączy mierzenie czasu z zadaniami, projektami i finansami w jednym procesie. Dane z raportów czasu pracy trafiają na dynamiczne karty czasu pracy.

Możesz przypisać stawkę godzinową do użytkownika,rejestrować godziny pracy nad zadaniami i dodawać koszty zewnętrzne. Systempokazuje, ile realnie kosztuje każdy projekt, etap i zadanie. Raporty czasupracy tworzysz według użytkowników, projektów, zadań lub wybranych okresów, coułatwia analizę i rozliczenia.

Faktury i KSeF przy projekcie

Przychody zarejestrujesz ręcznie albo przezmoduł fakturowy, a dane przypiszesz do konkretnych projektów i etapów. Fakturymożna wystawiać i przypisywać do projektów, a integracja z KSeF pozwala powiązać dokumentysprzedażowe i kosztowe z konkretnymi projektami. Z poziomu modułu Fakturysystem automatycznie pobiera faktury przychodowe z KSeF i udostępnia statusywysyłki oraz UPO.

Możesz pobierać faktury zakupowe i sprzedażowe bezpośrednio z KSeF, a na ich podstawie tworzyć koszty i przychody powiązane z projektami. System uzupełnia najważniejsze dane z dokumentów, co zmniejsza ręczne przepisywanie i ryzyko pomyłek. Koszt, przychód lub fakturę dodasz także bezpośrednio na zadaniu, a element finansowy zostanie przypisany do zadania oraz projektu.

Rentowność, alerty i raporty

IC Project porównuje koszty i przychody, żeby pokazać wynik finansowy projektu. Widzisz moment, w którym koszt wykonany zaczyna przekraczać koszt planowany, a system automatycznie informuje, gdy budżet jest zagrożony. Gotowe raporty w IC Project obejmują koszty, przychody i rentowność projektów. Raporty i wykresy pokazują, które projekty przynoszą największe zyski, a które wymagają optymalizacji.

Raporty finansowe służą do monitorowania rentowności i wydajności projektów. Możesz zawężać dane do wybranych elementów projektu i tworzyć własne zestawienia finansowe, a dane wyeksportujesz do XLSX i PDF. Każda zmiana w finansach trafia do rejestru aktywności z informacją, kto, kiedy i co zmienił. W opisanym na stronie IC Project wdrożeniu GBD Architektura osiągnęła 22% wyższą rentowność prowadzonych projektów architektonicznych.

Główne korzyści IC Project

• Plan finansowy dla całego projektu lub jego części
• Koszty i przychody przypisane do etapów, zadań i projektów
• Automatyczne przeliczanie raportowanego czasu pracy według stawek godzinowych
• Rejestrator czasu pracy i ręczne raportowanie godzin przy zadaniach
• Porównanie kosztów planowanych z rzeczywistymi wydatkami w trakcie projektu
• Pobieranie faktur z KSeF i powiązanie dokumentów z projektami
• Alert, gdy budżet projektu jest zagrożony
• Raport finansowy obejmujący koszty, przychody i rentowność projektów
• Eksport danych finansowych do XLSX i PDF

Cena i test: moduł finansów od 69 zł za użytkownika miesięcznie w rozliczeniu rocznym. Wersję testową z dostępem do wszystkich funkcji uruchomisz na 14 dni bez karty kredytowej.

Przetestuj IC Project bezpłatnie przez 14 dni albo umów prezentację z naszym specjalistą.

2. Productive

Dla kogo: agencje, firmy konsultingowe i inne firmy usług profesjonalnych

Polski interfejs: nie

Rozliczenie: za użytkownika, od 3 osób

Productive łączy w jednym miejscu zasoby, projekty i finanse firm świadczących usługi profesjonalne. Po stronie finansów łączy budżet, czas pracy i fakturowanie w jednej karcie projektu, więc zużycie środków widać wtedy, gdy można jeszcze reagować. Klientów rozliczasz za czas i materiały, za wydatki albo stałą kwotą, a kreator scenariuszy wbudowany w każdy projekt pozwala zasymulować wynik projektu przed zmianą planu.

Budżet ustawiasz dla projektu ze stałą ceną, rozliczanego godzinowo albo dla pracy bez rozliczenia z klientem. Potem Twój zespół rejestruje czas i wydatki, a te dane od razu pokazują zużycie środków i zysk. Przekroczeniom zapobiegasz własnymi alertami ustawionymi w Productive. Faktury mogą powstawać z pozostałego czasu, wydatków albo kwot pozostałych do zafakturowania, a widok rentowności pokazuje wydatki i przyszłe marże.

Mocne strony

• Zamówienia zakupu blokują koszty dostawców w budżecie już w momencie zobowiązania, a nie dopiero po otrzymaniu faktury.
• Budżet można szybko zbudować, importując domyślne stawki albo stawki ustalone dla konkretnego klienta.
• Budżety cykliczne mogą automatycznie tworzyć faktury, które później finalizujesz i wysyłasz.
• Raporty fakturowania pokazują kwoty już zafakturowane, kwoty pozostałe do zafakturowania i kwoty przeterminowane.
• Planowane estymacje porównasz z wartościami rzeczywistymi i na tej podstawie skorygujesz kolejne plany projektów.

Kiedy sprawdzi się gorzej

• Interfejs Productive można ustawić po angielsku, hiszpańsku, niemiecku, francusku albo włosku, polskiego na tej liście nie ma.
• Budżety cykliczne do rozliczania stałych umów z klientami są dopiero w droższym planie.

Cena od: 10 USD miesięcznie za użytkownika, rozliczenie roczne, od 3 użytkowników.

3. Scoro

Dla kogo: firmy usługowe, w tym agencje i firmy konsultingowe

Polski interfejs: nie

Rozliczenie: za użytkownika, od 5 osób, dodatki płatne osobno

Scoro to platforma do prowadzenia projektów, zasobów i finansów w jednym systemie. Aplikacje Scoro wymieniają dane automatycznie, więc informacje o projekcie, kliencie, zadaniach i przychodach nie są rozdzielone między osobne systemy.

Wycenę dla klienta budujesz równolegle z wewnętrznym kosztem, nakładem pracy i marżą, a po potwierdzeniu zamieniasz ją w budżet projektu. W trakcie realizacji zespół rejestruje czas przy zadaniach i projektach timerem albo przez kartę czasu pracy, a dane czasu mogą przechodzić dalej do fakturowania. Wynik projektu kontrolujesz przez porównanie szacowanych przychodów, kosztów i czasu z realizacją oraz przez prognozę prawdopodobnego zysku na podstawie bieżącego zużycia kosztów i pracy pozostałej do wykonania. Zasoby można też przesunąć, żeby utrzymać projekt w budżecie.

Mocne strony

• Macierz estymacji rozbija rezultaty według ról i wykonawców, żeby szczegółowo zaplanować nakład pracy, koszt i cenę.
• Stawka kosztu pracy może być domyślna, zależna od roli albo indywidualna, a koszt zalogowanych godzin widać jeszcze w trakcie projektu.
• Budżety dla umów typu retainer można skonfigurować w kilka minut, a potem działają automatycznie.
• Zamówienia zakupu pokazują, jaka część budżetu kosztowego została już przypisana do ustaleń z dostawcami.
• Raporty finansowe obejmują przychody, koszty i sprzedaż oraz wskazują nierentownych klientów, projekty, usługi lub zespoły.

Kiedy sprawdzi się gorzej

• Poza angielskim Scoro działa po niemiecku, francusku, hiszpańsku, estońsku, łotewsku i litewsku, polskiego wśród tych języków nie ma.
• Wykresy zużycia budżetu względem kosztów są w płatnym rozszerzeniu, które dokupuje się do platformy.

Cena od: 19 € miesięcznie za użytkownika razem z rozszerzeniem finansowym, płatne rocznie, od 5 użytkowników.

4. Teamwork.com

Dla kogo: zespoły obsługujące klientów: agencje, firmy IT, doradcze oraz księgowe i finansowe

Polski interfejs: producent nie publikuje listy języków

Rozliczenie: za użytkownika, od 5 osób, rocznie albo miesięcznie

Teamwork.com to platforma do prowadzenia pracy dla klientów, która łączy projekty, zasoby, czas i finanse w jednym miejscu. W trakcie projektu pomaga zobaczyć, co jest rentowne, gdzie koszty obniżają zysk i co trzeba poprawić przed zamknięciem projektu.

Najpierw wybierasz jeden z trzech typów budżetu i możesz rozbić go na zadania, żeby kontrola była bliżej pracy zespołu. Potem każda zarejestrowana godzina trafia bezpośrednio do budżetu projektu, razem ze śledzonymi wydatkami. Koszty, zysk i rentowność widać w trakcie projektu, a menedżera powiadamia alert, kiedy projekt zbliża się do limitu. Z zalogowanego czasu można budować faktury dla klientów, wysyłać je lub eksportować bezpośrednio z Teamwork.com.

Mocne strony

• Pozycje wyceny oznacza się jako zadania, wydatki albo alokacje.
• Zaakceptowaną wycenę można przekształcić we wstępny albo potwierdzony projekt, który przechodzi do realizacji.
• Niestandardowe stawki, cele marży i wskaźniki godzin rozliczalnych pozwalają mierzyć rentowność według zasad ustalonych przez firmę.
• Plan można porównać z wykonaniem, a zysk śledzić według projektu lub klienta.
• Karty czasu pracy można zatwierdzać, co daje kontrolę finansową nad zarejestrowanymi godzinami.

Kiedy sprawdzi się gorzej

• Budżety finansowe oraz wgląd w przychody, koszty i rentowność są w droższym planie, którego cenę ustala się z działem sprzedaży.
• Teamwork.com nie publikuje listy języków interfejsu, a w materiałach producenta nie ma wzmianki o polskiej wersji.

Cena od: 24,99 € miesięcznie za użytkownika w planie z budżetem godzin, płatne rocznie, od 5 użytkowników; budżet finansowy jest w droższym planie z ceną po kontakcie.

5. Paymo

Dla kogo: freelancerzy i mniejsze zespoły rozliczające pracę z czasu

Polski interfejs: producent nie publikuje listy języków

Rozliczenie: za użytkownika

Paymo łączy rejestrowanie czasu pracy, prowadzenie projektów i wystawianie faktur, a producent zapowiada przy tym pełny wgląd w rentowność projektu. W pieniądzach projektu służy do pilnowania wpływów i wydatków oraz mierzenia marży w trakcie realizacji i po jej zakończeniu.

Pracę zaczynasz od ustawienia stałego budżetu godzin przy tworzeniu albo edycji projektu i włączenia powiadomienia e-mail po osiągnięciu wybranego progu. Każdemu użytkownikowi przypisujesz stawkę godzinową oraz stawkę kosztową, a różnica między nimi to zysk. Zespół rejestruje czas wbudowanym zegarem na zadaniu albo aplikacją na komputer, a koszt wewnętrzny projektu powstaje ze stawek kosztowych i wydatków przypisanych do projektu. Wynik sprawdzasz w marży, która porównuje koszt wewnętrzny z kwotą do zafakturowania, a klientom wystawiasz faktury z tego samego miejsca.

Mocne strony

• Powiadomienie o osiągnięciu progu budżetu godzin trafia do menedżerów projektu.
• Budżet godzin ustawisz także na pojedynczym zadaniu i porównasz z nim przepracowane godziny.
• Raporty czasu pracy służą jednocześnie jako raporty rentowności użytkowników, klientów i projektów.
• Rentowność klienta widać jako łączną marżę ze wszystkich jego projektów.
• Projekt razem z zadaniami, szacunkami czasu i kosztami zamienisz na kosztorys dla klienta.

Kiedy sprawdzi się gorzej

• Alert budżetu działa na progu budżetu godzin projektu, a producent nie opisuje ostrzeżenia o przekroczeniu kwoty.
• Wszyscy użytkownicy konta muszą pracować w jednym planie, bo Paymo nie pozwala mieszać planów w tej samej firmie.

Cena od: 10,90 USD za użytkownika miesięcznie (płatność roczna), w planie z rentownością projektów; przy płatności miesięcznej 15,90 USD.

6. V-Desk

Dla kogo: średnie i duże firmy oraz korporacje‍

Polski interfejs: tak‍

Rozliczenie: brak publicznego cennika, oferta po rozmowie

V-Desk to platforma obiegu dokumentów i automatyzacji procesów, z modułem budżetów wspierającym zarządzanie finansami firmy. Moduł służy do planowania inwestycji i kontrolingu finansów, a wynik projektu, inwestycji lub kontraktu pokazuje przez rentowność, przepływy pieniężne i porównanie planu z wydatkowaniem.

Na start tworzysz plan dla projektu, inwestycji lub działu i definiujesz centra kosztów, okresy oraz limity. Potem budżet zasilają dane z faktur, zamówień i zapotrzebowań, więc plan, wykonanie i zarezerwowane środki widać w jednym miejscu jeszcze przed powstaniem zobowiązania. W obiegu dokument trafia do właściciela budżetu lub kierownika projektu, a system porównuje zapotrzebowanie albo zamówienie z dostępnym limitem. Po przekroczeniu progu wniosek może wymagać dodatkowej akceptacji, zostać zablokowany albo trafić do osoby odpowiedzialnej za budżet.

Mocne strony

• Wydatki i przychody można kontrolować w czasie rzeczywistym względem założonych budżetów.
• Do odchyleń od planu można dodawać komentarze i załączać uzasadnienia.
• AI odczytuje z faktur między innymi NIP, pozycje, kwoty i terminy.
• Na podstawie historii podobnych faktur AI podpowiada kategorię kosztową i pozycje księgowe, na przykład MPK.
• Raporty Power BI pozwalają analizować wartości w rozbiciu na MPK i projekty, terminowość płatności oraz liczbę faktur w buforze.

Kiedy sprawdzi się gorzej

• Na stronach modułu budżetów producent nie wymienia liczenia kosztu pracy zespołu według stawek godzinowych.
• Wersja dopasowana do firmy wymaga dłuższego wdrożenia, a gotowa wersja pozwala zmieniać ustawienia tylko w określonych miejscach.

Cena od: Primesoft nie publikuje cennika V-Desk i przygotowuje ofertę po rozmowie z firmą.

7. Wrike

Dla kogo: zespoły prowadzące projekty i przepływy pracy‍

Polski interfejs: nie

Rozliczenie: za użytkownika, płatność roczna

Wrike to platforma do zarządzania pracą, zadaniami, priorytetami i dyskusjami w jednym miejscu. Moduł budżetowania służy do zarządzania finansami projektu na bieżąco, z automatycznie wyliczanymi polami finansowymi.

Na początku zakładasz projekt, uzupełniasz jego nazwę, terminy i właściciela, a w polu budżetu ręcznie wpisujesz kwotę dla projektu. Następnie ustawiasz walutę, stawki godzinowe użytkowników lub ról oraz typ rozliczenia projektu i zadań jako praca rozliczalna albo nierozliczalna. Zespół rejestruje czas w kartach czasu pracy, a Wrike wylicza koszty planowane, koszty rzeczywiste oraz planowane i rzeczywiste opłaty na podstawie wysiłku, czasu i stawek. Pola finansowe sprawdzasz też w raportach, a w kartach czasu pracy poprawiasz wpisy, zmieniasz kategorie i weryfikujesz typ rozliczenia zadań.

Mocne strony

• Budżetowanie obejmuje domyślne stawki godzinowe dla użytkowników i ról oraz niestandardowe stawki godzinowe w projektach.
• Kategorie śledzenia czasu porządkują wpisy czasu w kartach czasu pracy, widoku rejestru czasu i raportach czasu.
• Zadania automatycznie dziedziczą typ rozliczenia, rozliczalny albo nierozliczalny, po projekcie, w którym się znajdują.
• Pola finansowe pomagają planować zakres i budżet projektu oraz śledzić rentowność.
• Właściciele kont i administratorzy mogą zatwierdzać wpisy czasu oraz przeglądać wpisy i akceptacje innych użytkowników.

Kiedy sprawdzi się gorzej

• Budżetowanie i śledzenie finansów są dopiero w planie, którego cenę Wrike podaje po kontakcie.
• Interfejs Wrike jest dostępny w 11 językach, a polskiego wśród nich nie ma.

Cena od: plan z budżetowaniem nie ma publicznej ceny, Wrike podaje ją po kontakcie.

8. Asana

Dla kogo: zespoły i organizacje, w tym agencje, zespoły konsultingowe i firmy usługowe

Polski interfejs: tak

Rozliczenie: plan za użytkownika, dodatek z budżetami za użytkownika osobno

Asana to system do organizowania pracy w projektach i zadaniach, z funkcjami współpracy oraz automatyzacji pracy zespołu. Z dodatkiem do kart czasu pracy i budżetów służy też do rejestrowania czasu pracy, monitorowania kosztów projektów i zarządzania ich budżetami.

Szacunki ustawiasz na poziomie zadania albo na podstawie wydajności, a budżety projektów planujesz i prognozujesz w tym samym dodatku. Zespół rejestruje rzeczywisty czas przy zadaniach lub projektach, przesyła karty czasu pracy do akceptacji, a zarejestrowany czas automatycznie przechodzi na poziom projektu, gdzie widać godziny, czas rozliczalny i dane kosztowe. Szacunki i dane rzeczywiste porównujesz w pulpitach nawigacyjnych projektu, a automatyzacje mogą wysyłać alerty i aktualizować statusy. Karty czasu pracy z podziałem na godziny rozliczalne i nierozliczalne można eksportować do raportów i faktur.

Mocne strony

• Stawki użytkowników ustawia się dla każdego projektu i są one automatycznie uwzględniane w budżecie projektu.
• Widoczność budżetu można ograniczyć do administratorów i menedżerów, aby chronić poufne dane finansowe.
• Budżety portfeli projektów w wyższym planie dają ogólny wgląd w rentowność i koszty zespołu przy wielu projektach.
• Dodatkowe pola przy wpisach czasu, takie jak status rozliczalny, jeden projekt przypisania i opis, wspierają rozliczenie godzin.
• Administrator może włączyć kategorie czasu, blokadę wcześniejszych wpisów i przypomnienia o kartach czasu pracy.

Kiedy sprawdzi się gorzej

• Budżety projektów i karty czasu pracy są w osobno płatnym dodatku do planu Asany.
• Dodatek kupuje się przez kontakt z działem sprzedaży Asany.

Cena od: dodatek z kartami czasu pracy i budżetami kosztuje 5,99 USD za użytkownika miesięcznie, rozliczany rocznie, i dochodzi do płatnego planu Asany.

9. Zoho Projects

Dla kogo: od kierowników projektów po freelancerów, zespoły z różnych branż

Polski interfejs: tak

Rozliczenie: za użytkownika, rocznie albo miesięcznie

Zoho Projects to narzędzie do zarządzania projektami, które wspiera planowanie, śledzenie i realizację prac, także przez zadania, śledzenie budżetu, raportowanie i współpracę. W finansach projektu pomaga tworzyć, śledzić i prognozować budżety, rozliczać klientów, śledzić wydatki oraz analizować raporty.

Budżet projektu ustawiasz na podstawie przydzielonej kwoty albo godzin, także dla kamieni milowych i zadań. Następnie rzeczywiste godziny trafiają do systemu z kart czasu pracy i timerów, a integracja z Zoho Expense aktualizuje koszt rzeczywisty o bieżące wydatki. Po połączeniu z aplikacją do fakturowania Zoho albo z Zoho Books tworzysz faktury i rozliczasz klientów według stałego kosztu lub zapisanych godzin. Status budżetu i podsumowanie rentowności widać w widżetach pulpitu, a kiedy koszt rzeczywisty przekroczy plan, interesariusze dostają alert e-mailem.

Mocne strony

• Koszty planowane można porównaćz rzeczywistymi i śledzić wydatki.
• Raport planowanych irzeczywistych godzin jest dostępny dla wszystkich projektów razem i dlapojedynczego projektu.
• Prognoza kwoty lub godzinpokazuje, jak mogą wyglądać końcowe wydatki przy obecnym tempie pracy.
• W module kart czasu pracygodziny rejestruje się jako rozliczalne albo nierozliczalne.
• W pulpicie osobistym widaćanalizę wartości wypracowanej oraz raporty odchyleń kosztu i harmonogramu.

Kiedy sprawdzi się gorzej

• Przy rozliczaniu stałym kosztemtrzeba wybrać dodatkową metodę śledzenia budżetu, aby śledzić kosztrzeczywisty.
• Budżet projektu i analiza wartościwypracowanej są dopiero w płatnym planie, darmowy plan ich nie obejmuje.

Cena od: 4 € za użytkownika miesięcznieprzy płatności rocznej.

10. Microsoft Project

Dla kogo: od pracowników indywidualnychpo profesjonalnych kierowników projektów

Polski interfejs: tak

Rozliczenie: subskrypcja za użytkownikaalbo jednorazowa licencja na komputer

Microsoft Project obejmuje Planner wMicrosoft Teams i w przeglądarce oraz aplikację klasyczną Project, która służydo zaawansowanego zarządzania projektem niezależnie od Plannera. Przy kontrolikosztów łączy harmonogram, zadania i koszty projektu oraz pozwala porównywaćbudżet i planowany postęp z rzeczywistym czasem pracy i kosztami.

Najpierw układasz plan projektu razem zharmonogramem, zadaniami i kosztami. Do projektu dodajesz zasoby pracy imateriały, a przy zadaniach określasz nakład pracy i czas trwania. W trakcierealizacji plan zestawiasz z rzeczywistym czasem pracy i kosztami, a kosztyzasobów monitorujesz i kontrolujesz w samym projekcie. Postęp śledzisz w widokuwykresów, a subskrypcja z zarządzaniem kosztami dodaje portfolia, linie bazowei ścieżkę krytyczną.

Mocne strony

• Wyrównywanie zasobów automatycznie rozwiązuje konflikty, nadmierne przydziały i niedobory zasobów.
• Pula zasobów pozwala sprawdzić pojemność, przydział i dostępność zasobu w wielu projektach.
• Terminarz zespołu pokazuje przydziały i dostępność członków zespołu projektowego, także pracę pozaprojektową.
• Widok przypisań pozwala precyzyjniej określać nakład pracy i śledzić wydajność każdego zasobu.
• Gotowe raporty obejmują dane dotyczące projektów, programów, portfeli i zasobów.

Kiedy sprawdzi się gorzej

• Microsoft podał 30 września 2026 r. jako datę wycofania Project Online, po której nie ma dostępu do danych w tej usłudze.
• Arkusze czasu pracy są dopiero w Project Professional 2024, a Project Standard 2024 ich nie obejmuje.

Cena od: subskrypcja z zarządzaniem kosztami kosztuje 26,00 € za użytkownika miesięcznie, płatne rocznie, a licencja jednorazowa programu na jeden komputer 3 999,00 zł.

Porównanie programów do zarządzania budżetem projektu

Który program wybrać

• Koszt pracy zespołu, faktury i rentowność projektów mają być w jednym polskim systemie: IC Project.
• Agencja rozlicza klientów za czas i materiały albo stałą kwotą: Productive.
• Oferta dla klienta ma przejść w budżet projektu bez przepisywania: Scoro.
• Zespół obsługujący klientów chce widzieć zysk projektu jeszcze przed jego zamknięciem: Teamwork.com.
• Mały zespół rozlicza klientów z godzin i chce od razu wystawiać faktury: Paymo.
• Wydatki mają przechodzić przez akceptację i limity budżetu: V-Desk.
• Koszty mają być liczone ze stawek godzinowych użytkowników i ról w polach finansowych projektów: Wrike.
• Zespół prowadzi zadania w Asanie i chce dodać do nich karty czasu pracy oraz koszty projektu: Asana.
• Budżet ma być liczony w kwotach albo godzinach, także dla kamieni milowych, z alertem przekroczenia: Zoho Projects.
• Harmonogram, zadania i koszty zasobów mają być w jednym planie w aplikacjach Microsoftu: Microsoft Project.

Najczęstsze pytania

Który program liczy koszt pracy zespołu z godzin i stawek?

Koszt pracy z zarejestrowanych godzin i stawek liczą IC Project, Productive, Paymo i Wrike, a Microsoft Project pokazuje go jako koszty zasobów. W Asanie i Scoro ta funkcja jest płatnym dodatkiem, a w Teamwork.com wymaga droższego planu. V-Desk i Zoho Projects nie wymieniają jej w opisach swoich funkcji budżetowych.

Który program ostrzega przed przekroczeniem budżetu?

Alert przekroczenia budżetu mają IC Project i Zoho Projects, a V-Desk pozwala ustawić progi, po których wydatek wymaga dodatkowej akceptacji albo zostaje zablokowany. W Paymo powiadomienie e-mail wysyła się po osiągnięciu progu budżetu godzin projektu. Productive i Teamwork.com opisują takie alerty, ale nie podają, w którym planie są dostępne. Automatyzacje w Asanie mogą wysyłać alerty, jednak w opisach funkcji budżetowych nie ma ostrzeżenia o przekroczeniu kosztów, podobnie jak u Scoro, Wrike i Microsoft Project.

W którym programie wystawię faktury do projektu?

Faktury do projektu wystawisz w IC Project i Paymo, a w Teamwork.com zbudujesz je z zalogowanego czasu. Scoro ma do tego osobną płatną aplikację. Productive generuje faktury, a Zoho Projects tworzy je po połączeniu z aplikacją do fakturowania Zoho albo z Zoho Books, przy czym żaden z nich nie podaje, w którym planie. Asana w płatnym dodatku pozwala eksportować karty czasu pracy do faktur.

Który z porównanych programów ma polski interfejs?

Polski interfejs mają IC Project, V-Desk, Asana, Zoho Projects i Microsoft Project. Productive, Scoro i Wrike podają listy języków interfejsu bez polskiego, a Teamwork.com i Paymo takich list nie publikują.

Który program pokazuje rentowność projektu?

Zysk albo rentowność projektu pokazują IC Project, Productive, Scoro, Paymo, V-Desk, Wrike i Zoho Projects. W Asanie i Teamwork.com raporty rentowności wymagają droższego planu. Microsoft Project porównuje budżet i wartość wypracowaną z rzeczywistym czasem pracy i kosztami, ale rentowności w opisie planów nie wymienia.

Podsumowanie

O wyborze decyduje przede wszystkim to, jak firma rozlicza projekty i gdzie powstają koszty. Firmom usługowym rozliczającym klientów za czas bliżej będzie do Productive, Scoro albo Teamwork.com, mniejszym zespołom rozliczającym pracę z godzin do Paymo, działom finansów do V-Desk, a zespołom pracującym już w Asanie, Wrike, Zoho Projects albo Microsoft Project do modułów finansowych tych narzędzi.

Pierwsze miejsce zajmuje IC Project, bo koszty, przychody i faktury przypisujesz w nim do etapów i zadań, a raporty finansowe pokazują rentowność projektów w trakcie realizacji. W tym samym systemie raportowany czas pracy przelicza się na koszty według stawek godzinowych, a system sam informuje, gdy budżet jest zagrożony.

Sprawdź, jak wygląda kontrola budżetu i rentowności projektów w IC Project na własnych danych: załóż bezpłatne konto testowe albo umów prezentację.

Źródła informacji

Opisy funkcji, ograniczeń i cen opierają się na stronach producentów wymienionych poniżej. Tytuły stron podajemy w oryginalnym brzmieniu (dostęp: 14 września 2026 r.).

IC Project: Cennik | IC Project (icproject.com); Planowanie budżetu | IC Project (icproject.com); Ewidencja czasu pracy | IC Project (icproject.com); Update 11/2025: Nowa wyszukiwarka, eksport obłożenia do XLS i rozbudowany moduł finansowy (icproject.com); Raporty i analizy projektowe | IC Project (icproject.com); Update 06.2026 – komunikacja i finanse na jeszcze wyższym poziomie (icproject.com); Alternatywa dla Bitrix24 | IC Project (icproject.com); Update 08/2026: Jeszcze większa kontrola nad projektami (icproject.com); Budżet projektu - definicja, przykłady i zastosowanie (icproject.com); Planowanie działań w branży marketingowej | IC Project (icproject.com); Update 01/2026: Integracja z KSeF oraz powiadomienia dźwiękowe w komunikatorze (icproject.com); ICP (icproject.com); Skuteczna realizacja inwestycji | IC Project (icproject.com)

Productive: Pricing & Plans - Productive (productive.io); Billing & Invoicing tool for Professional Services - Productive (productive.io); Budgeting - Productive (productive.io); Agency Management & Professional Services Automation Software (productive.io); Change your Account Language | Productive Help Center (help.productive.io); Project Budget Management Guide - Template, Steps & Example (productive.io); Scenario Builder - Productive (productive.io); Consulting Software for Firms - Productive (productive.io); Agency Management Software - Productive (productive.io); IT Project Management Software - Productive (productive.io)

Scoro: Burn and breakdown charts – budget – Scoro Help Center (support.scoro.com); Invoice: Client Billing Integration | Scoro App Store (apps.scoro.com); Estimate: Estimating & Budgeting Integration | Scoro App Store (apps.scoro.com); Track: Time & Labor Cost Tracking Integration | Scoro App Store (apps.scoro.com); Project Quoting & Budgeting Software | Scoro (scoro.com); Project Financial Management Software | Scoro (scoro.com); Personal preferences – Scoro Help Center (support.scoro.com); Pricing configurator | Scoro (scoro.com); Plans & Pricing | Scoro (scoro.com); Time Tracking and Billing Software | Scoro (scoro.com); Project Budgeting Software For Professional Services | Scoro (scoro.com)

Teamwork.com: Teamwork.com Plans: Feature Comparison - Teamwork.com Support (support.teamwork.com); AI-Powered PSA Software Built for Profitability | Teamwork.com (teamwork.com); Pricing Plans | Teamwork.com (teamwork.com); Budgeting & Profitability - Cost Management | Teamwork.com (teamwork.com); Project Management for Accounting Firms | Teamwork.com (teamwork.com); Quoting & Costing Work - Cost Management | Teamwork.com (teamwork.com); Changing Your Language and Localization Settings - Teamwork.com Support (support.teamwork.com); #1 Agency Project Management Software | Teamwork.com (teamwork.com); Project Cost Management Software | Teamwork.com (teamwork.com); Time Tracking - Cost Management | Teamwork.com (teamwork.com)

Paymo: Client, Project & Employee Profitability - Paymo - Help Center (help.paymoapp.com); Paymo features · Complete list (paymoapp.com); How to use project and task reminders - Paymo - Help Center (help.paymoapp.com); How much does Paymo cost? - Paymo - Help Center (help.paymoapp.com); Paymo™ - Affordable Time Tracking Software with Project Management and Invoicing (paymoapp.com); Online Invoicing Software - for small and medium-size business (paymoapp.com); Pricing & Signup · Paymo (paymoapp.com); Page not found • Paymo (paymoapp.com)

V-Desk: Elektroniczny budżet i zarządzanie finansami • Primesoft.pl (primesoft.pl); Elektroniczny obieg faktur z KSeF • Primesoft.pl (primesoft.pl); Company finance and budget management software - Primesoft (primesoft.pl); Faktury i księgowość w obiegu dokumentów • Primesoft.pl (primesoft.pl); Digitalizacja procesów biznesowych i oprogramowanie dla firm • Primesoft.pl (primesoft.pl)

Wrike: Plans and Pricing | Wrike (wrike.com); Financial Fields for Budgeting – Wrike Help Center (help.wrike.com); Budgeting in Wrike – Wrike Help Center (help.wrike.com); Changing Billing Type of Projects and Tasks – Wrike Help Center (help.wrike.com); Changing Your Language Settings – Wrike Help Center (help.wrike.com); Step 5: Start Working and Collaborate – Wrike Help Center (help.wrike.com); Managing Time Entries in Timesheets – Wrike Help Center (help.wrike.com); Using Time Tracking Categories – Wrike Help Center (help.wrike.com); Working With Timesheets in Wrike for iOS – Wrike Help Center (help.wrike.com)

Asana: Asana timesheets & budgets: how to use | Help Center (help.asana.com); Karty czasu pracy i budżety w Asanie • Asana (asana.com); Cennik Asany | Plany Personal, Starter, Advanced i Enterprise • Asana (asana.com); Centrum pomocy Asany – samouczki, filmy, obsługa klienta (help.asana.com)

Zoho Projects: Zoho Projects Pricing plans : Free for 5 users (zoho.com); Project Budget | Project Financial Management Plan - Zoho Projects (zoho.com); Zoho Projects: The Leading Project Management Software (zoho.com); Time Tracking | Simple Online Time Tracker - Zoho Projects (zoho.com)

Microsoft Project: Kup aplikację Microsoft Planner oraz usługę Microsoft Project (plan 3) — Microsoft 365 (microsoft.com); Microsoft 365 Project: porównaj plany i ceny (microsoft.com); Microsoft 365 Planner: porównaj plany i ceny (microsoft.com); Buy Microsoft Planner and Project Plan 3 - Microsoft 365 (microsoft.com); Microsoft Project Online is retiring: What you need to know | Microsoft Community Hub (techcommunity.microsoft.com)

‍